• Clientes
externos
• Suministrar
servicios aun no rentables
• Conceptos asociados a la ADMINISTRACIÓN de explotación de Alimentos y Bebidas
Medios y unidades de producción (Cocinas)
Centros de apoyo
(Instalaciones y actividades)
Centros de
producción de ingresos (actividad o instalación que genere ingreso)
• Ciclo Operativo de gestión de Alimentos y Bebidas:
Venta: Éxito o fracaso
v Compra
v Recepción
v Almacenamiento
v Distribución-Entrega-Requisición.
v Producción.
Estandarización
v Servicio-Postventa.
Resumen del funcionamiento del
departamento:
Definición de políticas de compra y relación con
proveedores
Planificación de la recepción de mercadería
Organización de los sistemas de almacenaje y rotación de
stock
Desarrollo de los sistemas de distribución
Establecimiento de los sistemas de producción
Realización del servicio de comida y bebida según
estándares.
La gestión del
departamento de Alimentos y Bebidas.
• Gestión: es administrar escrupulosamente los gastos con
relación a las recetas para obtener los tres siguientes equilibrios:
• Equilibrio Financiero
Obtener un resultado que garantice el crecimiento de la
empresa y la satisfacción de sus socios/accionistas
• Equilibrio Comercial
Satisfacción de la
clientela
Mantener la
relación calidad/precio
• Equilibrio Humano
Motivación del
personal-empleomanía.
Gestionar bien es:
+ Prever –
+ Controlar
+ Dirigir
+ Organizar
+Decidir
•Prever: Adelantarse a la necesidad y los acontecimientos
•Controlar: Todos los elementos que participan de los
procesos
•Dirigir: todas las tareas realizadas por los
profesionales del sector
•Organizar: Los sectores del departamento para optimizar
los recursos
•Decidir: De acuerdo a cada necesidad desarrollando
planes de acción.
Visión global del proceso de gestión del departamento de
AAyBB
Organización de la Operacion.
• Producción de Alimentos
Personal de cocina
y stewards
Personal de almacenes-costos
Responsabilidad:
mantener stock para preparar alimentos –
Diseñar y costear menues
• Servicio de Alimentos
Gerentes,
supervisores y meseros
Responsabilidad:
Servir a los clientes – Cobrar los servicios
• Servicio de Bebidas
Gerente,
supervisores y meseros.
Responsabilidad: servir bebidas alcohólicas y otras –
Adm. Bar
• Servicio de Banquetes
Área de ventas y
Área operativa-planeación, proyección-ejecucion-comparación con lo proyectado.
Responsabilidad: Proveer servicio en salones
• Servicio a las Habitaciones
Responsabilidad: Proveer servicio en habitaciones
Mini-bar
• Características que influyen sobre la cantidad de
personal:
Tamaño y tipo de hotel (Ciudad, playa, montaña
Grandes congresos y convenciones
Cantidad de
restaurantes
Cocina central o
varias cocinas: producción.
Influencia del departamento:
Gran impacto en la construcción y operatoria del hotel
Tipo de cliente
que permanecerá en el hotel
Aumento
considerable de la complejidad administrativa
Refuerzo de la
imagen del hotel, además de sus ingresos
• Organigrama por funciones
|
Responsabilidades del JEFE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS.
Determina los presupuestos
Planifica los
objetivos a alcanzar
Comprueba calidad,
precios y rentabilidad de los productos
Realiza análisis,
fichas técnicas y fija precios de venta
Determina y
controla inventarios y stock
Supervisa la
calidad, presentación y racionamiento
Supervisa la
presentación de los servicios en Restaurantes, etc.
Confecciona las
cartas, jornadas gastronómicas, etc.
Promoción,
planificación y organización de banquetes
Participa en reuniones
con la alta dirección
Realiza reuniones
con sus colaboradores y todo el personal
Imputa costes de
acuerdo a los presupuestos
Establece sistemas
de control
Determina dotación
de RRHH y evaluaciones.
Instalaciones
de AA y BB
• Áreas principales:
• Almacén General
? Recepción
o descarga
? Almacenamiento
de bebidas
? Almacenamiento
de alimentos secos
? Refrigerador
de lácteos y vegetales? Refrigerador
de carnes
• Restaurante
? El
salón
? La
cocina
? Propio
almacén
• Bar
? Barra
? Propio
almacén
Dispensador.
EL
ALMACEN
• Recepción
? Inspección
de mercadería
? Cotejar
contra orden de compra
? Peso,
tamaño, cantidad, estado, aspecto, etc.
? Distribución
áreas de almacenamiento
? Almacenamiento
apropiado- rotación de inventario
• Almacenamiento de bebidas
? Temperatura
e iluminación adecuada
? Correcta
estiba
? Sub
divisiones por tipos
• Almacenamiento de alimentos secos
Temperatura
ambiente
Granos, especias,
latas, empaquetados, etc.
• Refrigerador de lácteos y vegetales
Sala refrigerada
Leche, manteca, queso, lechuga, apio, etc.
• Refrigerador de carnes
Uso dentro de los próximos tres días
Carnes, aves, pescados y mariscos
• Freezer
Congelados y súper
congelados
Temperaturas para el almacenamiento
EL RESTAURANTE
• Almacén propio:
Alimentos secos
Refrigerador de
lácteos y vegetales
Refrigerador de
carnes
Freezer
• Cocina:
Caliente
Fría
Lavado
• Salón:
Plazas
EL BAR
• Área de mesas
• Área de barra
•
Equipamiento:
? Refrigerador
? Licuadora
? Hielera
? Enfriador
de cristalería
? Recipiente
para desperdicios
? Utensilios
Distribucion:
1. Mostrador de licores y cervezas 6. Desechos
2. Caja Registradora 7. Licuadora
3. Cristalería 8. Soporte superior de copas
4. Refrigerador bajo barra 9. Hielera
5. Bacha 10. Estanteria
o Enfriador de cristalería
La
influencia de la ubicación
Cercanía de los clientes
Fácil acceso y zona apropiada
Comunicación con lobby y la calle
Transportación a lugares alejados (resort) Panorámicas.
Playas, piscinas, golf, tenis, etc.
La
Planificación en las Compras Hoteleras:
OBJETIVOS
-Compras Hoteleras
-Organización
-Mercadeo
El Departamento de Compras Hoteleras
-Departamento de Compras Hoteleras
-El Agente de Compras
-Proveedores
-Formatos usados en el Departamento de Compras
Ejecución de las Compras Hoteleras:
-Proceso de Compras Hoteleras.
-Reporte de Compras Hoteleras.
INTRODUCCIÓN
El Manual de Compras Hoteleras debe colocar la finalidad de orientar a los funcionarios en esta área. Se ha planteado la formación de un trabajador integral en tal sentido, contemplo en el inicio del proceso aspectos vinculados con los valores éticos, elementos rectores de la vida ciudadana, los cuales están conjugados con procedimientos, métodos y técnicas propias del tema, con estos valores la institución permitirá ofrecer al sector un personal calificado, en respuestas a sus necesidades.
El Manual de procedimiento de Compras Hotelera es un instrumento de trabajo, destinado al uso racional por parte de los participantes de Aliemntos y Bebidas., este Material Instrucciones reestructuro de forma coherente, atendiendo los principios pedagógicos de la formación profesional, en el se contempla un total de tres unidades vinculadas con el Programa de Instrucción de Compras Hoteleras.
Proporcionar a los participantes los conocimientos teóricos para realizar la planificación, necesidad del área de acuerdo a los ingresos percibidos, solicitud de compras, cotización, órdenes y reportes de las compras en las empresas hoteleras, siguiendo los procedimientos establecidos y cumpliendo la seguridad.
El manual de procedimiento en las compras Hoteleras tiene como finalidad orientar a los funcionarios en la realización de las compras que se realizan en la organización hotelera.
La elaboración de una solicitud, orden de compra, con todos sus detalles y procedimientos en forma correcta, organizada y planificada es una de las responsabilidades que tiene el Agente de Compras, al igual que el abastecimiento de los Almacenes del Hotel, así como la
compra de todo tipo de artículos que necesite el mismo. El cuidar todos los detalles, consentir al cliente interno y externo en sus más mínimas necesidades hace del Agente de Compras uno de los pilares más importantes que conforman el cuerpo administrativo de un hotel. En él
se deposita toda la responsabilidad que genera el mantener el PAR stock de mercancía en el hotel, con excelente calidad y buenos precios además de tener unas excelentes relaciones con los proveedores,
estableciendo una relación de amistad, fidelidad, confiabilidad y confidencialidad, convirtiéndolo así en parte primordial del hotel.
Es importante conocer la tención al proveedor y a sus compañeros de trabajo, cuidando siempre los detalles y estando consciente de que es lo más importante en las compras es la honestidad con la cual se labora; esta es el pilar fundamental que mantiene un excelente Agente de Compras y que día adía debe tener la suficiente conciencia que debe aumentar los esfuerzos para complacerlos y atenderlos como ellos se merecen.
Las compras son el medio por el cual se adquiere un bien o servicio a cambio de dinero.
Tipos de Compras Hoteleras:
En la organización hotelera existen muchos tipos de compras, pero las más importantes se señalan a continuación:
Compras de Alimentos: Alimentos perecederos y no perecederos.
Compras de Bebidas ,Compras de Suministros, Compras de Mantenimiento,
Compras de Imprenta, Compras por Importación, Compras de Equipo de
Operaciones,
Compras de Uniformes, Compras Menores (Caja Chica)Compras Generales
OBJETIVOS
-Compras Hoteleras
-Organización
-Mercadeo
El Departamento de Compras Hoteleras
-Departamento de Compras Hoteleras
-El Agente de Compras
-Proveedores
-Formatos usados en el Departamento de Compras
Ejecución de las Compras Hoteleras:
-Proceso de Compras Hoteleras.
-Reporte de Compras Hoteleras.
INTRODUCCIÓN
El Manual de Compras Hoteleras debe colocar la finalidad de orientar a los funcionarios en esta área. Se ha planteado la formación de un trabajador integral en tal sentido, contemplo en el inicio del proceso aspectos vinculados con los valores éticos, elementos rectores de la vida ciudadana, los cuales están conjugados con procedimientos, métodos y técnicas propias del tema, con estos valores la institución permitirá ofrecer al sector un personal calificado, en respuestas a sus necesidades.
El Manual de procedimiento de Compras Hotelera es un instrumento de trabajo, destinado al uso racional por parte de los participantes de Aliemntos y Bebidas., este Material Instrucciones reestructuro de forma coherente, atendiendo los principios pedagógicos de la formación profesional, en el se contempla un total de tres unidades vinculadas con el Programa de Instrucción de Compras Hoteleras.
Proporcionar a los participantes los conocimientos teóricos para realizar la planificación, necesidad del área de acuerdo a los ingresos percibidos, solicitud de compras, cotización, órdenes y reportes de las compras en las empresas hoteleras, siguiendo los procedimientos establecidos y cumpliendo la seguridad.
El manual de procedimiento en las compras Hoteleras tiene como finalidad orientar a los funcionarios en la realización de las compras que se realizan en la organización hotelera.
La elaboración de una solicitud, orden de compra, con todos sus detalles y procedimientos en forma correcta, organizada y planificada es una de las responsabilidades que tiene el Agente de Compras, al igual que el abastecimiento de los Almacenes del Hotel, así como la
compra de todo tipo de artículos que necesite el mismo. El cuidar todos los detalles, consentir al cliente interno y externo en sus más mínimas necesidades hace del Agente de Compras uno de los pilares más importantes que conforman el cuerpo administrativo de un hotel. En él
se deposita toda la responsabilidad que genera el mantener el PAR stock de mercancía en el hotel, con excelente calidad y buenos precios además de tener unas excelentes relaciones con los proveedores,
estableciendo una relación de amistad, fidelidad, confiabilidad y confidencialidad, convirtiéndolo así en parte primordial del hotel.
Es importante conocer la tención al proveedor y a sus compañeros de trabajo, cuidando siempre los detalles y estando consciente de que es lo más importante en las compras es la honestidad con la cual se labora; esta es el pilar fundamental que mantiene un excelente Agente de Compras y que día adía debe tener la suficiente conciencia que debe aumentar los esfuerzos para complacerlos y atenderlos como ellos se merecen.
Las compras son el medio por el cual se adquiere un bien o servicio a cambio de dinero.
Tipos de Compras Hoteleras:
En la organización hotelera existen muchos tipos de compras, pero las más importantes se señalan a continuación:
Compras de Alimentos: Alimentos perecederos y no perecederos.
Compras de Bebidas ,Compras de Suministros, Compras de Mantenimiento,
Compras de Imprenta, Compras por Importación, Compras de Equipo de
Operaciones,
Compras de Uniformes, Compras Menores (Caja Chica)Compras Generales
COMPRAS
DE ALIMENTOS:
Para las compras de alimentos existe un presupuesto previamente establecido, además las mismas de hacen de acuerdo a las VENTAS o consumos diarios, según las experiencias de los meses anteriores.
Las compras de alimentos se hacen a través de las solicitudes diarias de la lista de mercado que suministra el Chef Ejecutivo y las solicitudes de compras enviadas por el Almacenista de Alimentos y
Bebidas.
Cada día, el almacenista realizará un inventario de todas las mercancías existentes en el almacén, consideradas mercancías de mínimo almacenaje. Este inventario anotado en la lista de mercado será pasado
al Chef Ejecutivo, quién procederá a solicitar las cantidades de compras especiales en el caso de los eventos de estos productos para el día siguiente o subsiguiente, además anexará (se hace si se requiere) algún pedido extra de productos de alimentos no comunes en
las compras diarias.
Esta lista incluye: -
Carne de res -
Carne de cero-
Aves y sus derivados-
Mantequilla -
Huevos -
Quesos -
Leche y sus derivados
Frutas secas-
Vegetales -
Legumbres
Hortalizas
Productos congelados
Productos secos -
Mariscos -
Helados -
Pescados -
Panes (variedades)
COMPRAS DE BEBIDAS
Al igual que para los alimentos, para la compra de bebidas existe un
PAR STOCK de máximos y mínimos previamente establecido. Estas compras
se rigen de acuerdo al manual de bebidas, el cual es preparado por el contralor, de acuerdo a la experiencia de consumo de los meses y años anteriores, en el cual estándares establecidas las cantidades mínimas y máximas de consumos mensuales de cada bebida aprobada para la venta del Hotel.
De acuerdo al inventario mensual en los primeros días de cada mes, el
Gerente de Costos, o almacenista, se encargará de elaborar las
solicitudes de compras de las bebidas por reposición, Necesarias
para el consumo del mes, además de realizar requisiciones de compras
de bebidas y cantidades extraordinarias debido a los eventos o
banquetes que se estarán efectuando en el Hotel.
Las requisiciones de compras son enviadas al departamento de compra,
una vez revisadas y firmadas por el Gerente, con el propósito que se
elaboren las órdenes de compras pertinentes.
Para las compras de alimentos existe un presupuesto previamente establecido, además las mismas de hacen de acuerdo a las VENTAS o consumos diarios, según las experiencias de los meses anteriores.
Las compras de alimentos se hacen a través de las solicitudes diarias de la lista de mercado que suministra el Chef Ejecutivo y las solicitudes de compras enviadas por el Almacenista de Alimentos y
Bebidas.
Cada día, el almacenista realizará un inventario de todas las mercancías existentes en el almacén, consideradas mercancías de mínimo almacenaje. Este inventario anotado en la lista de mercado será pasado
al Chef Ejecutivo, quién procederá a solicitar las cantidades de compras especiales en el caso de los eventos de estos productos para el día siguiente o subsiguiente, además anexará (se hace si se requiere) algún pedido extra de productos de alimentos no comunes en
las compras diarias.
Esta lista incluye: -
Carne de res -
Carne de cero-
Aves y sus derivados-
Mantequilla -
Huevos -
Quesos -
Leche y sus derivados
Frutas secas-
Vegetales -
Legumbres
Hortalizas
Productos congelados
Productos secos -
Mariscos -
Helados -
Pescados -
Panes (variedades)
COMPRAS DE BEBIDAS
Al igual que para los alimentos, para la compra de bebidas existe un
PAR STOCK de máximos y mínimos previamente establecido. Estas compras
se rigen de acuerdo al manual de bebidas, el cual es preparado por el contralor, de acuerdo a la experiencia de consumo de los meses y años anteriores, en el cual estándares establecidas las cantidades mínimas y máximas de consumos mensuales de cada bebida aprobada para la venta del Hotel.
De acuerdo al inventario mensual en los primeros días de cada mes, el
Gerente de Costos, o almacenista, se encargará de elaborar las
solicitudes de compras de las bebidas por reposición, Necesarias
para el consumo del mes, además de realizar requisiciones de compras
de bebidas y cantidades extraordinarias debido a los eventos o
banquetes que se estarán efectuando en el Hotel.
Las requisiciones de compras son enviadas al departamento de compra,
una vez revisadas y firmadas por el Gerente, con el propósito que se
elaboren las órdenes de compras pertinentes.
Dentro de las bebidas comunes que se adquieren para el buen
funcionamiento de un hotel se encuentran:
Aperitivos
funcionamiento de un hotel se encuentran:
Aperitivos
Vermouth
Ajenjo
Bitters
Campari. Italiano
Dubonnet. Francés
Noilly Prat.
Anisados
Cinzano
Fernet branca.
Licores de uso general:
Whisky
Tequila
Vodka
Gin.
Ron
Aguardiente
LICORES FINOS DIGESTIVOS
Cointreau.
Brandy
Coñag
Triple Sec.
Drambui .
Refrescos
Soda
Coca cola
Licores de uso general:
Whisky
Tequila
Vodka
Gin.
Ron
Aguardiente
LICORES FINOS DIGESTIVOS
Cointreau.
Brandy
Coñag
Triple Sec.
Drambui .
Refrescos
Soda
Coca cola
Ginger
Ale.
Agua
tonica
Vinos
Vinos
Tintos
Blancos
Rosados
Champaña-Cava-
Sparkling-sekt
Licores varios
COMPRAS DE SUMINISTROS HUESPEDES, LIMPIEZA
Cuando se habla se suministros se involucra todos los artículos
utilizados por el huésped en la habitación (champú gel, crema, jabón,
kit costurero, gorro de baño, artículos de limpieza, artículos de
oficina y escritorio..
Amentéis:
Jabón
Crema de cuerpo
Loción
Shampoo
Lima para uñas
Vaso para huéspedes
Impresos
Directorios
Habladores
Anuncios de seguridad
Tarjeta inteligente
Ambientadores
Papel Higiénico
Pañuelos Faciales
COMPRAS DE MANTENIMIENTO Las requisiciones son realizadas por el encargado del almacén de ingeniería los primeros cinco días de cada mes y son revisadas y firmadas por el Gerente del Departamento de
Ingeniería, quien las enviará a la aprobación de la Gerencia General para luego ser remitidas al Departamento de compras para su ejecución.
Dentro de las compras más comunes de mantenimiento, se encuentran las siguientes
- Pintura
Mantenimiento del HOTEL
Material Eléctrico
Material de Plomería
Material de Albañilería
Material de Construcción
Herramientas
Material de Iluminación
Madera
Gases (helio, oxígeno, nitrógeno)
Artículos varios (acero, hierro, carbono, etc.)
Repuestos para maquinarias de cocina, lavandería, etc.
COMPRAS DE IMPRENTA
En estas compras están incluidos todos los suministros, equipos y
repuestos
Necesarios para la imprenta del Hotel.
Dentro de los artículos más comunes que se adquieren para un
Departamento de Imprenta, se pueden nombrar los siguientes:
Tintas Especiales
Repuestos para las maquinarias
Guillotinas
Papeles
Cartulinas
Cartón
Productos Químicos
Disolventes
Pegas
COMPRAS POR IMPORTACIÓN
Deberá tener el Gerente de Compras, con el objeto de que sirvan para
una futura transacción de ese tipo.
Las mercancías de importación suelen ser ubicadas en las siguientes categorías:
Mercancías de importación prohibida
Mercancías sujetas a licencia
Mercancías de libre importación
Estas mercancías de importación pueden ser:
Lencerías especiales
Alfombras
Muebles
Maquinarias
Artículos publicitarios
COMPRAS DE EQUIPO DE OPERACIONES ALIMENTOS Y BEBIDAS
Dentro de las compras de Equipo de Operaciones se citan las siguientes: Loza, cristalería, cubertería. Licuadora, Horno para pan, Cafetera.
COMPRAS DE EQUIPO DE OPERACIONES
Licores varios
COMPRAS DE SUMINISTROS HUESPEDES, LIMPIEZA
Cuando se habla se suministros se involucra todos los artículos
utilizados por el huésped en la habitación (champú gel, crema, jabón,
kit costurero, gorro de baño, artículos de limpieza, artículos de
oficina y escritorio..
Amentéis:
Jabón
Crema de cuerpo
Loción
Shampoo
Lima para uñas
Vaso para huéspedes
Impresos
Directorios
Habladores
Anuncios de seguridad
Tarjeta inteligente
Ambientadores
Papel Higiénico
Pañuelos Faciales
COMPRAS DE MANTENIMIENTO Las requisiciones son realizadas por el encargado del almacén de ingeniería los primeros cinco días de cada mes y son revisadas y firmadas por el Gerente del Departamento de
Ingeniería, quien las enviará a la aprobación de la Gerencia General para luego ser remitidas al Departamento de compras para su ejecución.
Dentro de las compras más comunes de mantenimiento, se encuentran las siguientes
- Pintura
Mantenimiento del HOTEL
Material Eléctrico
Material de Plomería
Material de Albañilería
Material de Construcción
Herramientas
Material de Iluminación
Madera
Gases (helio, oxígeno, nitrógeno)
Artículos varios (acero, hierro, carbono, etc.)
Repuestos para maquinarias de cocina, lavandería, etc.
COMPRAS DE IMPRENTA
En estas compras están incluidos todos los suministros, equipos y
repuestos
Necesarios para la imprenta del Hotel.
Dentro de los artículos más comunes que se adquieren para un
Departamento de Imprenta, se pueden nombrar los siguientes:
Tintas Especiales
Repuestos para las maquinarias
Guillotinas
Papeles
Cartulinas
Cartón
Productos Químicos
Disolventes
Pegas
COMPRAS POR IMPORTACIÓN
Deberá tener el Gerente de Compras, con el objeto de que sirvan para
una futura transacción de ese tipo.
Las mercancías de importación suelen ser ubicadas en las siguientes categorías:
Mercancías de importación prohibida
Mercancías sujetas a licencia
Mercancías de libre importación
Estas mercancías de importación pueden ser:
Lencerías especiales
Alfombras
Muebles
Maquinarias
Artículos publicitarios
COMPRAS DE EQUIPO DE OPERACIONES ALIMENTOS Y BEBIDAS
Dentro de las compras de Equipo de Operaciones se citan las siguientes: Loza, cristalería, cubertería. Licuadora, Horno para pan, Cafetera.
COMPRAS DE EQUIPO DE OPERACIONES
ALOJAMIENTO.
La lencería involucra los siguientes artículos:
Toallas de diferentes tamaños
Alfombras
Manteles -
Servilletas -
Sábanas -
Fundas
Protectores de colchón
Cobijas
Cubrecamas
Equipos y Mobiliarios:
Dentro de la división de los F.F.& E. (Fornitura and Fixture) se
ubican las siguientes categorías: (muebles y equipos) (muebles y equipos)
(muebles y equipos) (muebles, equipos y maquinarias)F.F.& E.
Mantenimiento (Maquinarias y equipos) (muebes, equipos y maquinarias) (muebles y equipos)Estas compras son identificadas como pertenecientes a este presupuesto cuando reemplazan muebles y equipos incluidos en el inventario inicial de los activos fijos.
COMPRAS DE UNIFORMES; Ver el tiempo de depreciación. quienes asumirán la necesidad de adquirir nuevos lotes de uniformes en la fecha precisa o cuando algún Gerente de Departamento lo notifique.
Todos los Departamentos involucrados en el funcionamiento de un Hotel,
necesitan uniformes, a continuación se detallan algunos de ellos:
Administración (Secretarias, Recepcionistas, etc)
Recursos Humanos
Adiestramiento
Bares
Banquetes
Cocina (Cocineros, utileros, almacenista, etc.)
Ama de Llaves (camareras, lenceros, costureras, limpiadores,etc.)
Lavandería (planchadores, lavadores, etc.)
Seguridad
COMPRAS MENORES (CAJA CHICA) Compras diarias de menor cuantía.
COMPRAS GENERALES:
Se denominan así a las compras que no están incluidas en ninguno de
los tipos mencionados anteriormente.
La mayoría de las compras generales son adquiridas en el mercado
local. Dentro de las compras generales se pueden encontrar las siguientes:
Gorros de Cocina
Bandejas de Escritorio
Papeleras de Oficinas
Marcos para cuadros
Papel de Regalo
Telas: Linos
Agujas
Hilos
Cierres
Factores Incidentes en las Compras:
Dentro de los factores que inciden de alguna forma en el proceso de las compras
se mencionan los siguientes:
- Calidad
-Precio
- Servicio
- Crédito
- Existencias
- Tiempo de respuesta.
CALIDAD: Estándares de Materia Prima
PRECIO: En materia de compra debe mantenerse siempre una constante lucha por el precio.
La lencería involucra los siguientes artículos:
Toallas de diferentes tamaños
Alfombras
Manteles -
Servilletas -
Sábanas -
Fundas
Protectores de colchón
Cobijas
Cubrecamas
Equipos y Mobiliarios:
Dentro de la división de los F.F.& E. (Fornitura and Fixture) se
ubican las siguientes categorías: (muebles y equipos) (muebles y equipos)
(muebles y equipos) (muebles, equipos y maquinarias)F.F.& E.
Mantenimiento (Maquinarias y equipos) (muebes, equipos y maquinarias) (muebles y equipos)Estas compras son identificadas como pertenecientes a este presupuesto cuando reemplazan muebles y equipos incluidos en el inventario inicial de los activos fijos.
COMPRAS DE UNIFORMES; Ver el tiempo de depreciación. quienes asumirán la necesidad de adquirir nuevos lotes de uniformes en la fecha precisa o cuando algún Gerente de Departamento lo notifique.
Todos los Departamentos involucrados en el funcionamiento de un Hotel,
necesitan uniformes, a continuación se detallan algunos de ellos:
Administración (Secretarias, Recepcionistas, etc)
Recursos Humanos
Adiestramiento
Bares
Banquetes
Cocina (Cocineros, utileros, almacenista, etc.)
Ama de Llaves (camareras, lenceros, costureras, limpiadores,etc.)
Lavandería (planchadores, lavadores, etc.)
Seguridad
COMPRAS MENORES (CAJA CHICA) Compras diarias de menor cuantía.
COMPRAS GENERALES:
Se denominan así a las compras que no están incluidas en ninguno de
los tipos mencionados anteriormente.
La mayoría de las compras generales son adquiridas en el mercado
local. Dentro de las compras generales se pueden encontrar las siguientes:
Gorros de Cocina
Bandejas de Escritorio
Papeleras de Oficinas
Marcos para cuadros
Papel de Regalo
Telas: Linos
Agujas
Hilos
Cierres
Factores Incidentes en las Compras:
Dentro de los factores que inciden de alguna forma en el proceso de las compras
se mencionan los siguientes:
- Calidad
-Precio
- Servicio
- Crédito
- Existencias
- Tiempo de respuesta.
CALIDAD: Estándares de Materia Prima
PRECIO: En materia de compra debe mantenerse siempre una constante lucha por el precio.
SERVICIO: Calidad en la respuesta en
tiempo y materia prima
CRÉDITO: Es complementario a los anteriores factores y es interesante por la liquidez derivada de la amplitud de los plazos de reposición.
EXISTENCIAS:
CRÉDITO: Es complementario a los anteriores factores y es interesante por la liquidez derivada de la amplitud de los plazos de reposición.
EXISTENCIAS:
PAR
STOCK:
Stock máximo y mínimo,
En consecuencia, se puede afirmar que las existencias afectan en mayor o menor
grado todas las actividades de la empresa y específicamente:
Ventas:
Costo de Ventas en ALIMENTOS Y BEBIDAD
Gastos en alimentos y bebidas y ALOJAMIENTO
- Producción
- Administración
- Operaciones generales.
TIEMPO
Para hablar de este importante factor es necesario establecer claramente dos variables: el tiempo de entrega y el tiempo de reposición.
- Tiempo de entrega: Es el lapso que ocurre entre el momento en que el proveedor recibe la orden de compra y el momento en que la mercancía es despachada.
- Tiempo de reposición: es el lapso que transcurre entre la-
Tiempo para definir necesidades -
Tiempo para procesar a requisición -
Tiempo para procesar la orden de compra -
Tiempo de entrega del proveedor -
Tiempo de despacho -
Tiempo de viaje -
Tiempo de recepción de la mercancía
PLAN:
“Plan”El Plan de Trabajo es una serie de materias o trabajos en los
que se divide una actividad.
PLANIFICACIÓN
Es la acción y resultado de planificar. Con una planificación adecuada, en el momento indicado, se obtendrán resultados óptimos en relación con los objetivos propuestos.
Objetivos de la Planificación
PROGRAMACIÓN ADECUADA DE LA JORNADA DE TRABAJO EMISION DE ORDENES DE
COMPRAS, SEGÚN LAS PRIORIDADES DELHOTEL
Para una planificación adecuada de la jornada de trabajo se toma en cuenta las Prioridades del hotel, en este sentido, se procede primero a realizar las compras
• RECEPCIÓN DE LA MERCANCÍA A TIEMPO
• CONTROL DE STOCK Y REPOSICIÓN A TIEMPO
• AHORRO
Una buena planificación en las compras significa ahorro para el hotel.
El hecho de saber planificar el ¿cuánto se necesita?, ¿cuándo se necesita?, ¿dónde lo necsitan,Cuanto nos produce.
Importancia de la Planificación en las Compras Hoteleras
Dentro de la planificación del trabajo hay que tomar en cuenta ciertos factores
Determinantes para la buena estructuración de la misma, tales como:
Organización Mercadeo
ORGANIZACIÓN
Objetivos de la Organización
• FIJAR PRIORIDADES
§ STOCK SIEMPRE ESTABLE
§ SINCRONIZACIÓN DE ESTUDIOS DE MERCADOS
§
CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES
MERCADEO
Los medios utilizados para obtener la información de mercados son
diferentes y
variados, algunos de ellos son: -
Consulta de anuarios y boletines, pasando por la revisión sistemática,
revistas
especializadas, periódicos, etc. -
Servicios de información de cuerpos diplomáticos, bancos y otros.-
Servicios de agencias de publicidad, ferias y exposiciones. -
Existe un mercado real, donde compra actualmente. -
Existe un mercado potencial donde podría comprar -
Existe finalmente, un mercado teórico, constituido por el conjunto de posibles productores del producto que debe comprar.
En el mercadeo existen dos factores importantes que determinan la situación del mercado, en un plazo determinado de tiempo:
LA DEMANDA: Aplicar la ley de Paretto.
La observación del comportamiento de los compradores en el mercado
Ventas:
Costo de Ventas en ALIMENTOS Y BEBIDAD
Gastos en alimentos y bebidas y ALOJAMIENTO
- Producción
- Administración
- Operaciones generales.
TIEMPO
Para hablar de este importante factor es necesario establecer claramente dos variables: el tiempo de entrega y el tiempo de reposición.
- Tiempo de entrega: Es el lapso que ocurre entre el momento en que el proveedor recibe la orden de compra y el momento en que la mercancía es despachada.
- Tiempo de reposición: es el lapso que transcurre entre la-
Tiempo para definir necesidades -
Tiempo para procesar a requisición -
Tiempo para procesar la orden de compra -
Tiempo de entrega del proveedor -
Tiempo de despacho -
Tiempo de viaje -
Tiempo de recepción de la mercancía
PLAN:
“Plan”El Plan de Trabajo es una serie de materias o trabajos en los
que se divide una actividad.
PLANIFICACIÓN
Es la acción y resultado de planificar. Con una planificación adecuada, en el momento indicado, se obtendrán resultados óptimos en relación con los objetivos propuestos.
Objetivos de la Planificación
PROGRAMACIÓN ADECUADA DE LA JORNADA DE TRABAJO EMISION DE ORDENES DE
COMPRAS, SEGÚN LAS PRIORIDADES DELHOTEL
Para una planificación adecuada de la jornada de trabajo se toma en cuenta las Prioridades del hotel, en este sentido, se procede primero a realizar las compras
• RECEPCIÓN DE LA MERCANCÍA A TIEMPO
• CONTROL DE STOCK Y REPOSICIÓN A TIEMPO
• AHORRO
Una buena planificación en las compras significa ahorro para el hotel.
El hecho de saber planificar el ¿cuánto se necesita?, ¿cuándo se necesita?, ¿dónde lo necsitan,Cuanto nos produce.
Importancia de la Planificación en las Compras Hoteleras
Dentro de la planificación del trabajo hay que tomar en cuenta ciertos factores
Determinantes para la buena estructuración de la misma, tales como:
Organización Mercadeo
ORGANIZACIÓN
Objetivos de la Organización
• FIJAR PRIORIDADES
§ STOCK SIEMPRE ESTABLE
§ SINCRONIZACIÓN DE ESTUDIOS DE MERCADOS
§
CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES
MERCADEO
Los medios utilizados para obtener la información de mercados son
diferentes y
variados, algunos de ellos son: -
Consulta de anuarios y boletines, pasando por la revisión sistemática,
revistas
especializadas, periódicos, etc. -
Servicios de información de cuerpos diplomáticos, bancos y otros.-
Servicios de agencias de publicidad, ferias y exposiciones. -
Existe un mercado real, donde compra actualmente. -
Existe un mercado potencial donde podría comprar -
Existe finalmente, un mercado teórico, constituido por el conjunto de posibles productores del producto que debe comprar.
En el mercadeo existen dos factores importantes que determinan la situación del mercado, en un plazo determinado de tiempo:
LA DEMANDA: Aplicar la ley de Paretto.
La observación del comportamiento de los compradores en el mercado
Proporciona la siguiente generalización fundamental, o
"ley de la demanda":Cuanto mayor es el precio, menor es la cantidad
demandada;
cuanto menos es el Precio, mayor es la cantidad demandada. Pero la demanda también se puede Expresar como una función de la calidad,
servicio, renta, expectativas y otras variables.
LA OFERTA
Funciones de Mercadeo
La unción del mercadeo en el Departamento de Compras se sintetiza en:
• ¿Dónde encontrar el producto?
• ¿Cómo adquirir el producto?
• ¿Cuándo se debe comprar?
Cuando el Agente de Compras tiene definido estos aspectos, le será fácil cumplir con su misión, con miras a lograr su objetivo.
La capacidad de producción de un equipo, material o producto determinado, es muy importante para los objetivos de mercadeo.
MERCADO DE COMPRADORES
Las empresas industriales minimizarán sus pérdidas continuando la producción hasta que la planta especializada se desgaste, siempre que los precios cubran,
MERCADO DE MERCANCÍAS
Los mercados pueden ser de "actuales" (al contado) o de "futuros" (a plazo). El comercio del mercado de "actuales" puede ser de ofertas "presentes" o de entrega
Los Agentes de Compras deben realizar una de las tareas mas importantes dentro de las funciones de compras que es la Investigación de Mercado.
Investigación de Mercado Importancia de Mercadeo en las Compras Hoteleras Todas estas estadísticas son sumamente importantes para el buen desarrollo y funcionamiento de un Departamento de Compras
Hoteleras, permiten saber dónde adquirir un producto, al mejor precio del mercado, con una excelente calidad y un despacho garantizado e inmediato en las instalaciones del Hotel.
saber donde adquirir un producto mejor precio del mercado excelente calidad Se debe tener en cuenta que: Despacho garantizado
EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS HOTELERAS
Centralizar las compras
Cuando se habla de “todas las compras”, se trata absolutamente de todo lo necesario para que funcione una empresa hotelera, por ejemplo:
- Carnes, pollos, pescados
- Vegetales y legumbres-
Variedad de panes (casabe, cachapas, pan de sándwich, panes especiales, etc.) -
Víveres (enlatados, pastas, -
Lencería (sábanas, fundas, toallas, cobijas, cubrecamas, protectores
de colchones, almohadas, etc.) -
Suministros de Limpieza (jabón, coletos, cloro, productos para limpiar
madera, muebles, alfombras, papel higiénico para huéspedes y
empleados, etc.)
- Suministros de Oficina (resmas de papel, grapas, engrapadoras, tipex, teipe, reglas, lápices, bolígrafos, carpetas, etc.) -
- Suministros de Imprenta: Tintas, papeles especiales, papel bond, sellos, repuestos para las máquinas de imprenta, etc. -
Equipo de Operaciones: Aspiradoras, máquinas para cocina, vajillas, vasos, cubiertos, etc.
Compras es una función distinta de la operación de una empresa y no está subordinada a ningún otro Departamento.
cuanto menos es el Precio, mayor es la cantidad demandada. Pero la demanda también se puede Expresar como una función de la calidad,
servicio, renta, expectativas y otras variables.
LA OFERTA
Funciones de Mercadeo
La unción del mercadeo en el Departamento de Compras se sintetiza en:
• ¿Dónde encontrar el producto?
• ¿Cómo adquirir el producto?
• ¿Cuándo se debe comprar?
Cuando el Agente de Compras tiene definido estos aspectos, le será fácil cumplir con su misión, con miras a lograr su objetivo.
La capacidad de producción de un equipo, material o producto determinado, es muy importante para los objetivos de mercadeo.
MERCADO DE COMPRADORES
Las empresas industriales minimizarán sus pérdidas continuando la producción hasta que la planta especializada se desgaste, siempre que los precios cubran,
MERCADO DE MERCANCÍAS
Los mercados pueden ser de "actuales" (al contado) o de "futuros" (a plazo). El comercio del mercado de "actuales" puede ser de ofertas "presentes" o de entrega
Los Agentes de Compras deben realizar una de las tareas mas importantes dentro de las funciones de compras que es la Investigación de Mercado.
Investigación de Mercado Importancia de Mercadeo en las Compras Hoteleras Todas estas estadísticas son sumamente importantes para el buen desarrollo y funcionamiento de un Departamento de Compras
Hoteleras, permiten saber dónde adquirir un producto, al mejor precio del mercado, con una excelente calidad y un despacho garantizado e inmediato en las instalaciones del Hotel.
saber donde adquirir un producto mejor precio del mercado excelente calidad Se debe tener en cuenta que: Despacho garantizado
EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS HOTELERAS
Centralizar las compras
Cuando se habla de “todas las compras”, se trata absolutamente de todo lo necesario para que funcione una empresa hotelera, por ejemplo:
- Carnes, pollos, pescados
- Vegetales y legumbres-
Variedad de panes (casabe, cachapas, pan de sándwich, panes especiales, etc.) -
Víveres (enlatados, pastas, -
Lencería (sábanas, fundas, toallas, cobijas, cubrecamas, protectores
de colchones, almohadas, etc.) -
Suministros de Limpieza (jabón, coletos, cloro, productos para limpiar
madera, muebles, alfombras, papel higiénico para huéspedes y
empleados, etc.)
- Suministros de Oficina (resmas de papel, grapas, engrapadoras, tipex, teipe, reglas, lápices, bolígrafos, carpetas, etc.) -
- Suministros de Imprenta: Tintas, papeles especiales, papel bond, sellos, repuestos para las máquinas de imprenta, etc. -
Equipo de Operaciones: Aspiradoras, máquinas para cocina, vajillas, vasos, cubiertos, etc.
Compras es una función distinta de la operación de una empresa y no está subordinada a ningún otro Departamento.
El departamento de Compras para poder operar tendrá el número de
personas adecuado, de
acuerdo con su Una estructura así, tiene la ventaja de la sencillez, pero parece más
una medida de emergencia poco propicia para el logro de la máxima
eficacia del servicio.
Objetivos del Departamento de Compras Hoteleras
Entre los principales objetivos del Departamento de Compras Hoteleras
se mencionan:
• Proveer a la empresa de los productos y mercancías necesarios para la operación.
• Analizar las ventajas y desventajas de proveedores y
acuerdo con su Una estructura así, tiene la ventaja de la sencillez, pero parece más
una medida de emergencia poco propicia para el logro de la máxima
eficacia del servicio.
Objetivos del Departamento de Compras Hoteleras
Entre los principales objetivos del Departamento de Compras Hoteleras
se mencionan:
• Proveer a la empresa de los productos y mercancías necesarios para la operación.
• Analizar las ventajas y desventajas de proveedores y
• Manejar con propiedad el
procedimiento del costo del movimiento de las
• Manejar y reponer los fondos de la caja chica, la cual es utilizada para compras pequeñas de contado y/o compras de emergencia.
• Captar continuamente nuevos proveedores, con el objeto de mantener siempre una cartera adecuada para las compras de mercancía.
Funciones del Departamento de Compras Hoteleras
• Las principales funciones del Departamento de Compras son las siguientes:
Estudiar los formularios del presupuesto para no sobrepasar los montos aprobados.
• Realizar las compras necesarias, de acuerdo a las requisiciones
debidamente autorizadas y aprobadas en el presupuesto, por las gerencias respectivas.
• Manejar la correspondencia y los memos ínter departamentales referentes a compras.
Importancia del Departamento de Compras Hoteleras
Si cada departamento compra sus propios productos, estas compras se harán a diferentes precios, en diferentes cantidades y con proveedores
distintos. Respectivo a las compras en un solo sitio, de manera organizada y cumpliendo con
• todos los objetivos y funciones del departamento de Compras
• En el organigrama siguiente, se refleja de manera gráfica la
importancia que tiene el departamento de compras para el Hotel.
v Gerencia General. Gerencia de Operaciones Gerencia Administrativa,
Departamento
CONTABILIDAD, COMPRAS LAVANDERIA, AMA DE LLAVES, ALIMENTOS Y BEBIDAS,
IMPRENTA ,RECURSOS HUMANOS ,RECEPCION,COSTOS .
EL JEFE DE COMPRAS
La descripción de cargo del JEFE de Compras se puede definir de la siguiente manera:
o Persona que se encarga de realizar todas las compras locales que se
requieran,
o Seleccionar los proveedores más idóneos de manera que arrojen un beneficio. económico a la empresa y coordinar y supervisar el proceso
de compras en general, contratos, proyectos y demás necesidades que se presenten en el Hotel.
Cualidades del Agente de Compras
o Dentro de las cualidades más importantes que debe poseer el Agente de Compras, se mencionar las siguientes: •
o Tener un carácter definido y firme, para poder imponer su argumento frente al vendedor más lógico y hábil.
o Tener disciplina y cordialidad para mantener a un nivel alto, las relaciones entre proveedores y usuarios. •
o Ser hábil negociador de forma favorable a su empresa, excluyendo naturalmente de su táctica, las falsedades y el fraude.
o Ser honrado, resaltando siempre la rectitud en las acciones para evitar tentaciones de las que pudiera ser objeto.
o Funciones del Agente de Compras
o El agente de compras posee innumerables funciones, pero las más relevantes son
las siguientes:
Ø En nombre del hotel, revisa, firma y asesora las compras de F.. &B
E, equipos de Operaciones, uniformes y todas las compras en general.
Ø Programar de renovación de habitaciones, restaurantes, áreas públicas, etc. •
Ø Programar de estandarización de compras, aprobación de contratos y muestras de calidad.
Ø Elaborar cotizaciones, firmas y seguimientos de las órdenes de compra.
Ø Acordar con el Gerente de Compras, la elaboración de los presupuestos anuales de compras.•
Ø Verificar de los reportes diarios de Recepción de Mercancía.
Ø Mantener el directorio telefónico actualizado, mediante el sistema computarizado de los números frecuentemente consultados. •
Ø Es responsable del fondo de caja chica asignado diariamente.
Ø Mantener contacto directo con los demás hoteles.
Ø Asesorar y coordinar las importaciones. •
Ø Informar sobre nuevos equipos y productos hoteleros
Ø Mantener contacto directo con los demás departamentos y Gerentes de Hoteles. •
Ø Conocer y cumplir con el reglamento interno del Hotel y de su Departamento. •
Ø Conocer y cumplir con las disposiciones de seguridad industrial relacionadas con su cargo.
Ø Conocer y participar en todas las actividades relacionadas a su cargo. •
Ø Conocer y promover las facilidades y eventos del hotel. •
Ø Mostrar ante todo cliente interno y externo una actitud positiva, disposición y espíritu de cooperación.
PROVEEDORES
Dentro de las ventajas que ofrece un buen proveedor, están:
ü -Da todo tipo de facilidades, sin importar la hora ni el lugar garantizando así el servicio. -
ü Orienta y aconseja desinteresadamente.-
ü Concede crédito, facilitando la labor administrativa y financiando la
• Manejar y reponer los fondos de la caja chica, la cual es utilizada para compras pequeñas de contado y/o compras de emergencia.
• Captar continuamente nuevos proveedores, con el objeto de mantener siempre una cartera adecuada para las compras de mercancía.
Funciones del Departamento de Compras Hoteleras
• Las principales funciones del Departamento de Compras son las siguientes:
Estudiar los formularios del presupuesto para no sobrepasar los montos aprobados.
• Realizar las compras necesarias, de acuerdo a las requisiciones
debidamente autorizadas y aprobadas en el presupuesto, por las gerencias respectivas.
• Manejar la correspondencia y los memos ínter departamentales referentes a compras.
Importancia del Departamento de Compras Hoteleras
Si cada departamento compra sus propios productos, estas compras se harán a diferentes precios, en diferentes cantidades y con proveedores
distintos. Respectivo a las compras en un solo sitio, de manera organizada y cumpliendo con
• todos los objetivos y funciones del departamento de Compras
• En el organigrama siguiente, se refleja de manera gráfica la
importancia que tiene el departamento de compras para el Hotel.
v Gerencia General. Gerencia de Operaciones Gerencia Administrativa,
Departamento
CONTABILIDAD, COMPRAS LAVANDERIA, AMA DE LLAVES, ALIMENTOS Y BEBIDAS,
IMPRENTA ,RECURSOS HUMANOS ,RECEPCION,COSTOS .
EL JEFE DE COMPRAS
La descripción de cargo del JEFE de Compras se puede definir de la siguiente manera:
o Persona que se encarga de realizar todas las compras locales que se
requieran,
o Seleccionar los proveedores más idóneos de manera que arrojen un beneficio. económico a la empresa y coordinar y supervisar el proceso
de compras en general, contratos, proyectos y demás necesidades que se presenten en el Hotel.
Cualidades del Agente de Compras
o Dentro de las cualidades más importantes que debe poseer el Agente de Compras, se mencionar las siguientes: •
o Tener un carácter definido y firme, para poder imponer su argumento frente al vendedor más lógico y hábil.
o Tener disciplina y cordialidad para mantener a un nivel alto, las relaciones entre proveedores y usuarios. •
o Ser hábil negociador de forma favorable a su empresa, excluyendo naturalmente de su táctica, las falsedades y el fraude.
o Ser honrado, resaltando siempre la rectitud en las acciones para evitar tentaciones de las que pudiera ser objeto.
o Funciones del Agente de Compras
o El agente de compras posee innumerables funciones, pero las más relevantes son
las siguientes:
Ø En nombre del hotel, revisa, firma y asesora las compras de F.. &B
E, equipos de Operaciones, uniformes y todas las compras en general.
Ø Programar de renovación de habitaciones, restaurantes, áreas públicas, etc. •
Ø Programar de estandarización de compras, aprobación de contratos y muestras de calidad.
Ø Elaborar cotizaciones, firmas y seguimientos de las órdenes de compra.
Ø Acordar con el Gerente de Compras, la elaboración de los presupuestos anuales de compras.•
Ø Verificar de los reportes diarios de Recepción de Mercancía.
Ø Mantener el directorio telefónico actualizado, mediante el sistema computarizado de los números frecuentemente consultados. •
Ø Es responsable del fondo de caja chica asignado diariamente.
Ø Mantener contacto directo con los demás hoteles.
Ø Asesorar y coordinar las importaciones. •
Ø Informar sobre nuevos equipos y productos hoteleros
Ø Mantener contacto directo con los demás departamentos y Gerentes de Hoteles. •
Ø Conocer y cumplir con el reglamento interno del Hotel y de su Departamento. •
Ø Conocer y cumplir con las disposiciones de seguridad industrial relacionadas con su cargo.
Ø Conocer y participar en todas las actividades relacionadas a su cargo. •
Ø Conocer y promover las facilidades y eventos del hotel. •
Ø Mostrar ante todo cliente interno y externo una actitud positiva, disposición y espíritu de cooperación.
PROVEEDORES
Dentro de las ventajas que ofrece un buen proveedor, están:
ü -Da todo tipo de facilidades, sin importar la hora ni el lugar garantizando así el servicio. -
ü Orienta y aconseja desinteresadamente.-
ü Concede crédito, facilitando la labor administrativa y financiando la
Disponibilidad de
mercancías y servicios. -
ü No se aprovecha de fluctuaciones favorables. -
ü Está directamente interesado por la buena reputación de la empresa.
-ü No escatima esfuerzos para lograr satisfacer compromisos queél en principio, no puede atender.
Tipos de Proveedores:
POTENCIALES
Son los proveedores a quienes precisamente se les ha estudiado e
incluso
sondeado para posibles futuros contactos.
OBLIGADOS
Son aquellos a los que necesariamente se le debe adquirir un producto
Determinado, por la imposibilidad de conseguir tal producto de otro
proveedor.
DESESTIMADOS
COMPRAS HOTELERAS
FABRICANTES
MAYORISTAS
DETALLISTAS
Son proveedores de menor importancia, pero muy útiles en ciertas ocasiones.
Tienen el inconveniente de la limitación de cantidad, precio y facilidades de
crédito, ya que en muchos casos sus condiciones financieras no les permite
conceder los créditos normales de otros proveedores.
Importancia del Proveedor
COMPRAS HOTELERAS
FORMATOS USADOS EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Tipos de Formatos
Dentro de los materiales operativos, podemos citar:
Requisiciones de Compras Ordenes de Compras Solicitudes de Cotización
Solicitudes de Cheques
• COMPRAS HOTELERAS
§ Solicitudes de Cheque
§ Egresos de Caja Chica
§ Catálogos Archivos
§ Presupuestos, Listas de Precios
§ Listado de Proveedores
§ Solicitud de Compras
En el formato de la Solicitud de Compras se encuentran los
siguientes datos
•
Nombre del Hotel
Número de la Solicitud de Compras (interna).
Departamento Solicitante; Sección
Fecha Solicitud
Fecha requerida de la necesidad y entrega.
Cantidad en Inventario: esta es la cantidad que hay en existencia para
el momento de la elaboración de la solicitud.
Consumo promedio: diario, semanal, Mensual: la cantidad que el hotel
consume en un período de tiempo de 7, 15,30 días
• Cantidad a comprar (par stock).reposición, o nivel de inventario.•
Unidad: en que viene expresada la mercancía a adquirir: unidades,
Kilos, Litros, Tambores, s, etc.
Código: Código de la mercancía.
Descripción: Aquí se hace una descripción detallada de las
características del producto, estandarización de las mercancías.
Cotizaciones: Aquí hay tres renglones( tres proveedores) donde el
agente de compras deberá vaciar la información de precios de las tres
cotizaciones (mínimo) solicitadas a los proveedores, para su posterior
análisis y escogencia del proveedor indicado. •
Proveedor sugerido: El departamento solicitante podrá sugerir algún
proveedor específico, pero esto no implicará la compra definitiva a
este proveedor. •
No. De Cuenta: Cuenta contable a donde debe ser cargada la compra.
(Departamento ,Sección
Firma Jefe de Departamento jefe de sección y Gerente de Departamento
Motivo de la Requisición.
Proveedor escogido: Una vez realizado el análisis, se anotará el
proveedor que por sus mejores condiciones fue el escogido para la
compra.
• Costo Total.
Teléfono
Condiciones de Pago: Contado o Crédito y a cuantos días de crédito.
• Contacto.
• Nro. de la Orden de Compra.
Fecha de entrega.
la solicitud computarizada, llega al departamento vía interfaz y de
allí, ya está lista para tomarla y emitir la orden de compra directa.
Solicitud de Compras
ü No se aprovecha de fluctuaciones favorables. -
ü Está directamente interesado por la buena reputación de la empresa.
-ü No escatima esfuerzos para lograr satisfacer compromisos queél en principio, no puede atender.
Tipos de Proveedores:
POTENCIALES
Son los proveedores a quienes precisamente se les ha estudiado e
incluso
sondeado para posibles futuros contactos.
OBLIGADOS
Son aquellos a los que necesariamente se le debe adquirir un producto
Determinado, por la imposibilidad de conseguir tal producto de otro
proveedor.
DESESTIMADOS
COMPRAS HOTELERAS
FABRICANTES
MAYORISTAS
DETALLISTAS
Son proveedores de menor importancia, pero muy útiles en ciertas ocasiones.
Tienen el inconveniente de la limitación de cantidad, precio y facilidades de
crédito, ya que en muchos casos sus condiciones financieras no les permite
conceder los créditos normales de otros proveedores.
Importancia del Proveedor
COMPRAS HOTELERAS
FORMATOS USADOS EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Tipos de Formatos
Dentro de los materiales operativos, podemos citar:
Requisiciones de Compras Ordenes de Compras Solicitudes de Cotización
Solicitudes de Cheques
• COMPRAS HOTELERAS
§ Solicitudes de Cheque
§ Egresos de Caja Chica
§ Catálogos Archivos
§ Presupuestos, Listas de Precios
§ Listado de Proveedores
§ Solicitud de Compras
En el formato de la Solicitud de Compras se encuentran los
siguientes datos
•
Nombre del Hotel
Número de la Solicitud de Compras (interna).
Departamento Solicitante; Sección
Fecha Solicitud
Fecha requerida de la necesidad y entrega.
Cantidad en Inventario: esta es la cantidad que hay en existencia para
el momento de la elaboración de la solicitud.
Consumo promedio: diario, semanal, Mensual: la cantidad que el hotel
consume en un período de tiempo de 7, 15,30 días
• Cantidad a comprar (par stock).reposición, o nivel de inventario.•
Unidad: en que viene expresada la mercancía a adquirir: unidades,
Kilos, Litros, Tambores, s, etc.
Código: Código de la mercancía.
Descripción: Aquí se hace una descripción detallada de las
características del producto, estandarización de las mercancías.
Cotizaciones: Aquí hay tres renglones( tres proveedores) donde el
agente de compras deberá vaciar la información de precios de las tres
cotizaciones (mínimo) solicitadas a los proveedores, para su posterior
análisis y escogencia del proveedor indicado. •
Proveedor sugerido: El departamento solicitante podrá sugerir algún
proveedor específico, pero esto no implicará la compra definitiva a
este proveedor. •
No. De Cuenta: Cuenta contable a donde debe ser cargada la compra.
(Departamento ,Sección
Firma Jefe de Departamento jefe de sección y Gerente de Departamento
Motivo de la Requisición.
Proveedor escogido: Una vez realizado el análisis, se anotará el
proveedor que por sus mejores condiciones fue el escogido para la
compra.
• Costo Total.
Teléfono
Condiciones de Pago: Contado o Crédito y a cuantos días de crédito.
• Contacto.
• Nro. de la Orden de Compra.
Fecha de entrega.
la solicitud computarizada, llega al departamento vía interfaz y de
allí, ya está lista para tomarla y emitir la orden de compra directa.
Solicitud de Compras
Se origenian por dos motivos:
Agotamiento en el Stock, o por niveles de compras en cada sección
Originan tres cotizaciones
Y se eleva a la gerencia para su aprobación para originar
las:
ORDENES
DE COMPRAS:
Con base a los datos obtenidos de la solicitud de compras se elabora una orden de compras, la cual es interna-externa . Es un compromiso escrito entre cliente y proveedor, en el cual el cliente indica en qué condiciones compra, recibe y paga la mercancía. Viene a ser el término de todo el proceso de compra, es el instrumento que formaliza la compra y en muchos casos funciona como documento legal. Entre las principales ventajas que ofrece la orden de compra, se mencionan:
• Proporciona un registro completo de las órdenes de mercado enviadas a cada proveedor.
Sirve de información a los Jefes de Departamentos.
La orden de compra posee los siguientes indicadores:
• Nombre del Hotel
§ Dirección, Teléfono.
• Dirección fiscal, y Número de Nit del Hotel
• Nombre del proveedor
§ Número de Nit del proveedor
• Número de la Orden de Compra
• Fecha
• Tiempo de Entrega
• Condiciones de Pago.
• Código de la mercancía
• Unidad: en que viene expresada la mercancía a adquirir: unidades,
Kilos,
Litros, Tambores, etc.
• Cantidad
• Descripción de la mercancía
• Precio Unitario
• Totales
• Firma Jefe de Departamento. O persona autorizada por el hotel.
Condiciones de la compra: Aquí va colocada una pequeña leyenda de las
Condiciones específicas de la contra: Lugar de entrega, tiempo de
entrega, etc.
SOLICITUDES DE COTIZACIÓN
Los datos que posee la solicitud de cotización son los siguientes:
Nombre del Hotel
• Teléfono
• Fecha
• Cantidad de mercancía a cotizar
• Descripción
• Condiciones generales
• Firma del Agente de Compras
SOLICITUDES DE ORDEN DE PAGO:
Proveedor esté listo para despachar, el referido cheque para la
cancelación de la
Mercancía también estará listo.
Estas solicitudes tienen los siguientes datos:
• Fecha
• Nombre del Proveedor
• Monto del Cheque en números y letras
Número de la Orden de Compra
Código contable a donde será cargado el débito
• Impuesto desglosado.
• Firma del Jefe del Departamento de Compras.
La información que debe contener el Reporte de Solicitud de Cheques es
la
siguiente: •
Fecha •
Nombre del Proveedor
Fecha de recepción del Dpto. de Contabilidad
• Nombre del Hotel
• Número de Orden de Compra o Factura
• Monto
• Total General
EGRESOS DE CAJA CHICA
El egreso de caja tendrá los siguientes datos:
• Fecha
• Nombre del Agente de Compra
• Cargo
Códigos contables
• Descripción de las compras
• Montos unitarios
• Montos Totales
• Total general (en números y letras) a ser reembolsado.
• Firma del JEFE de compras o quien solicito el servicio de Compra.
CATÁLOGOS
PRESUPUESTOS
Es la información por escrito que hace el proveedor al potencial
cliente (hotel), de
una mercancía que se necesita de inmediato.
COMPRAS HOTELERAS
LISTAS DE PRECIOS
LISTADO DE PROVEEDORES
Los listados de proveedores tienen la siguiente información:
Categoría: Tipo de mercancía
Nombre del proveedor
Números de Teléfonos
Números de teléfono, Correo electronico.
Nombre del proveedor: Persona contacto
• Número de Celular •
Número de Rete fuente
Número de Nit •
Dirección Fiscal
•Dirección de Email
Importancia de los formatos
EJECUCIÓN DE LAS COMPRAS HOTELERAS PROCESO DE COMPRAS HOTELERAS
Las compras hoteleras se pueden dividir en cinco (5) fases de
ejecución, las
cuales son las siguientes:
o Necesidad de la Compra. Previsión de Existencias ,por
inventarios o
ventas del periodo.
• •Ejecución de las Compras
o Seguimiento de Despachos
o Recepción de Mercancías
• Almacenaje
• Entrega
• Antepreparacion
• Ventas
• Servicio
Pasos para las realizar compras hoteleras
Se define compra, como el proceso a través del cual se adquieren
productos de la
mejor calidad al mejor precio. 72
Recepción de requisiciones de compras.
• Tramitar de solicitudes de cotización.
• Envío de solicitudes de cotización
• Recepción de cotizaciones.
• Análisis detallado de cotizaciones y selección del proveedor
adecuado.
• Negociación vía telefónica de mejores precios.
• Tramitar de órdenes de compras.
• Envío de órdenes de compra para la aprobación.
•Revisión de los pagos de contado.
Emisión de solicitudes de cheques.
• Aprobación de solicitudes de cheques.
• Seguimiento de las solicitudes de cheques.
• Envío de órdenes de compra y confirmación de despachos.
• Notificación a los proveedores de los pagos al contado.
• Proveedores sin despacho (pago a crédito).
• Seguimiento y control de mercancía recibida y por recibir.
• Anulación de órdenes de compra.
• Clausura de órdenes de compras.
• Mantener la reposición de inventarios en los almacenes.
• Comunicación diaria con los diferentes Departamentos.
• Atención de proveedores.
• Búsqueda de nuevos proveedores.
RECEPCIÓN DE REQUISICIONES DE COMPRAS
a) Se recibe la requisición de compra de los almacenes o departamentos
en
original.
d) Se les colocará el sello de recibido del departamento con la fecha
actualizada, tanto al original como a la copia.
e) Se devolverá la copia de la requisición a los almacenes o
departamentos
pertenecientes.
f) Se chequea la requisiciones.
g) Se aprueban estas requisiciones.
TRAMITAR SOLICITUDES DE COTIZACIÓN
d)Se coloca el sello de"URGENTE" si el caso lo amerita.
ENVÍO DE SOLICITUDES DE COTIZACIÓN
a) Se procede a escoger los proveedores adecuados, según cada rubro
que
se esté solicitando.
b) Se enviarán tantas solicitudes como sean necesarias para obtener
los
resultados deseados.
c) Una vez enviadas las solicitudes de cotización, se llamará a los
RECEPCIÓN DE COTIZACIONES
a) Se deberá esperar un máximo de dos (2) días por las cotizaciones.
b) Se recibirán todas las cotizaciones que sean necesarias para cada
requisición de compra, con un mínimo de tres (3) por cada una.
ANÁLISIS DETALLADO DE COTIZACIONES Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
ADECUADO
a) Se clasifican todas las cotizaciones por cada requisición de
compra.
b) Se analiza detalladamente cada una de ellas:
- Precios de cada rubro.
- Calidad de la mercancía ofrecida.
- Marca de la mercancía.
- Tiempo de entrega.
- Forma de pago.
- Historia del proveedor.
- Mejores precios.
- Mejores marcas y calidad de los productos.
- Tiempo de despacho prudencial.
- Responsabilidad.
NEGOCIACIÓN DE MEJORES PRECIOS CON EL PROVEEDOR TRAMITA ÓRDENES DE
COMPRAS
b) Se elabora un original
c) Se escribe la leyenda correspondiente según sea el caso:
Para proveedores de mercancía para los almacenes se les coloca el
siguiente texto:
COMPRAS HOTELERAS
Según presupuesto anexo N°_____ de fecha________ . Tiempo de
entrega:________. Forma de pago:___________.
Para contratistas se coloca el siguiente texto:
- Según presupuesto N°_____ de fecha________ anexo. Tiempo de
entrega:________. Forma de pago:___________.
- Según cuadro de precios tabulados y aprobados por el
Departamento de Contraloría.
Para ambos casos se coloca una Nota Explicativa del destino y uso que
llevará esta mercancía.
d) Se anexa a la orden de compra, todas las cotizaciones recibidas
para así
formar un pequeño expediente.
e) Se acentará en los reportes respectivos.
ENVÍO DE ÓRDENES DE COMPRA PARA LA APROBACIÓN
b) Una vez devueltas las originales se enviarán para su revisión y
aprobación
al Departamento de contabilidad (por el contralor).
c) El contralor revisará todas las órdenes de compra junto con sus
anexos y
los reportes de gastos, firmará las mismas y las aprobará, luego se
envían
a la Gerencia General para su aprobación final. Se recogerán las
órdenes
de compra del Departamento de Contabilidad.
VERIFICACIÓN DE LAS APROBACIONES
a) Se revisará detalladamente cada una de las órdenes de compra, las
cuales
deberán tener las siguientes firmas:
- Firma del Gerente de Compras
-
Firma de Contralor o de su asistente
b) Se chequeará la aprobación de las órdenes de compra, según el orden
de
3) Aprobación del Gerente General
En caso de que no estén aprobadas por alguna de las personas
mencionadas en
el literal b), se deberán realizar los siguientes pasos:
- Contactar vía telefónica a la persona involucrada.
- Informarle el número de orden de compra para su aprobación.
- Remitirle la orden de compra original con todos sus anexos, para su
respectiva revisión y aprobación .
- Recoger a la mayor brevedad posible la orden de compra original con
todos sus anexos, una vez aprobada.
REVISIÓN DE LOS PAGOS DE CONTADO
COMPRAS HOTELERAS
a) Debidamente aprobadas todas las órdenes de compra, se revisará
cuáles
de ellas tienen pagos a crédito y cuáles de contado.
b) Se separarán las órdenes según sea la forma de pago.
EMISIÓN DE SOLICITUDES DE CHEQUES
- Monto total
- Fecha
- Nombre del proveedor
- Descripción del pago y número de orden de compra
- Nombre de la cuenta a donde destinar el pago
- Número de la cuenta a donde destinar el pago
- Monto de la orden sin impuesto
- Impuesto desglosado
- Monto total del cheque
- Firma del Departamento de Contabilidad
- Firma del Gerente de Compras
b) Se elabora un original
c) Se anexará la solicitud de cheque a la orden de compra, junto con
sus
anexos.
PROBACIÓN DE SOLICITUDES DE CHEQUES
a) Se enviará la solicitud de cheque al Gerente de Compra para su
revisión,
aprobación y firma.
b) Se recogerá la solicitud de cheque, una vez aprobada.
c) Se revisará si la solicitud de cheque está debidamente firmada por
el
Gerente de Compras.
d) Se sacará una copia de la solicitud de cheque y de la orden de
compra.
e) Se enviarán estos dos (2) juegos al departamento de contabilidad
para la
emisión del cheque.
f) Se hará sellar por el personal de contabilidad ambos juegos.
h) Se devolverá al Departamento. de Compras la solicitud de cheque
original
con la orden de compra original, anexa.
SEGUIMIENTO DE LA SOLICITUD DE CHEQUE
a)Se llamará al Departamento de Contabilidad (Cuentas por Pagar) para
verificar si la solicitud de cheque ya está debidamente aprobada y en
proceso.
b) Se hará seguimiento semanal con cuentas por pagar para controlar
cuáles
cheques están listos para la entrega.
ENVÍO DE ÓRDENES DE COMPRA Y CONFIRMACIÓN DE DESPACHOS
a)Se colocará el sello de"URGENTE" a las órdenes de compra que así lo
ameriten.
b) Se enviarán todas las órdenes de compra aprobadas.
c) Se llamará inmediatamente a cada proveedor para verificar la
recepción de
- Nombre de la persona que recibió la orden de compra.
- Fecha del envío de la orden de compra.
- Fecha del despacho.
NOTIFICACIÓN A LOS PROVEEDORES DE LOS PAGOS AL CONTADO
a) Se enviarán todas las órdenes de compras que tengan pagos de
contado,
una vez verificado que los cheques estén listos para la entrega.
b) Se llamará inmediatamente a cada proveedor para verificar la
recepción de
la orden de compra.
c) Se solicitará fecha tentativa de despacho.
PROVEEDORES SIN DESPACHO (PAGO A CRÉDITO)
b) Se sacará una copia de la orden de compra.
c) Se le anexarán los siguientes datos a la orden de compra:
- Dirección donde se recogera la mercancía y puntos de referencia
- Persona Contacto
- Teléfono
- Horario de trabajo
PROVEEDORES SIN DESPACHO (PAGO DE CONTADO)
a) Una vez enviada la orden y confirmada su recepción con el
proveedor, se
- Dirección donde se recogeré la mercancía y puntos de referencia
- Persona Contacto
- Teléfono
- Horario de trabajo
- Forma de pago: Contado
d) Se colocará la orden de compra en la bandeja del chofer.
e) Se retirará del Departamento de Contabilidad (Cuentas por Pagar)
el
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE MERCANCÍA RECIBIDA Y POR RECIBIR
a) Se llamará diariamente a los almacenes para verificar cuál
mercancía ha
sido recibida y cuál falta por recibir.
b) Se llamará diariamente al receptor de mercancía para verificar
cuál
mercancía ha sido recibida.
c) Se hará seguimiento semanal en el sistema de la mercancía recibida
y por
recibir.
e) Detectadas las órdenes pendientes por despacho y con retraso, se
procederá a los siguientes pasos:
- Se llamará al proveedor nuevamente.
- Se solicitará alguna explicación del retraso en el despacho.
- Se definirá nuevamente la fecha tentativa de despacho.
- Se anotará en la orden los siguientes datos:
- Nombre de la persona contacto
- 2da. fecha tentativa de despacho.
- Fecha del día en que se llegó al 2do. Acuerdo.
-Se hará mucho énfasis en la puntualidad y rapidez del despacho.
f) Se hará nuevamente seguimiento hasta que la mercancía esté en el
hotel.
ANULACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA
a)Se tomará la decisión deANULAR una orden de compra, cuando se
presente uno de los siguientes casos:
- Incumplimiento en el despacho a la fecha, en varias oportunidades.
-
Mercancía solicitada con urgencia y el proveedor no puede despachar a
la fecha requerida o en su defecto inmediatamente.
- Proveedor que cotiza sin tener mercancía en stock
- Proveedor que cotiza la marca requerida y despacha otra marca de
peor
calidad. -
Proveedor que notifica el aumento de algún producto, luego de haber
recibido la orden de compra.
- Proveedor que notifica la renuncia a la orden de compra..
b) Se anulará la orden de compra original, colocándole el sello de
"ANULADA".
c) Se anulará la orden de compra en los reportes.
d) Se notificará a los almacenistas sobre la anulación de la orden y
también la
recotización de la misma.
e) Se notificará al gerente del departamento sobre la anulación de la
orden.
g) Por último, se reiniciará el procedimiento de cotización y emisión
de orden
de compra con un nuevo proveedor.
CLAUSURA DE ÓRDENES DE COMPRAS
a) Una vez confirmada la recepción de la mercancía de la orden de
compra,
se procederá a su clausura.
b) Se colocará en la parte superior de la orden de compra, la fecha en
que se
confirmó la recepción de la mercancía al hotel.
c) Se colocará en la parte superior de la orden de compra, una gran
letra "C"
de CERRADA.
d) Se asentará en los reportes que la mercancía fue recibida y la
orden
cerrada.
e) Se archivará la orden de compra en la carpeta del proveedor que
reposa en
los archivos del departamento de compras.
MANTENER LA REPOSICIÓN DE INVENTARIOS EN LOS ALMACENES
b) Se llamará al almacenista para recordarle la realización de estos
pedidos a
la mayor brevedad posible.
c) Una vez recibidos todos los pedidos, se revisará detalladamente con
el fin
de chequear si no se omitió por alguna razón, algún pedido en
particular.
d) Se conversará con el almacenista y con los gerentes para saber si
existe
algún requerimiento en especial o muy urgente para ese mes.
COMUNICACIÓN DIARIA CON LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS
a) Se tendrá una comunicación diaria con todos los departamentos y con
los
almacenes, para así poder realizar un trabajo eficiente.
b) Se le preguntará a los gerentes si existe algún pedido urgente por
hacer.
c) Se le preguntará al almacenista si tiene algún requerimiento
urgente por
hacer para ese día.
d) También se le solicitará al almacenista las novedades del día
anterior, tales
como:
- ¿Cuál mercancía se recibió?
- ¿Cuál mercancía se devolvió?
- ¿Cuál mercancía se despachó por error?
- ¿Cuáles ordenes fueron despachadas parcialmente?
- ¿Cuáles cambios de mercancía hubo?
ATENCIÓN DE PROVEEDORES
a) Se fijarán días y horas específicas para la atención personalizada
de los
proveedores.
b) Las visitas de los proveedores deben ser lo más breves posibles.
c) Se les darán las solicitudes de cotización que se tengan para el
momento
de la visita.
COMPRAS HOTELERAS
d) Se les solicitará de vez en cuando, la actualización de los datos
de la
empresa, tales como:
- Dirección de la empresa
- Número de Retefuente
- Número de Nit.
- Número de teléfono
- Nombre del gerente de la empresa
BÚSQUEDA DE NUEVOS PROVEEDORES
a) Se deberá realizar búsqueda de nuevos proveedores por lo menos y
como
mínimo una (1) vez cada mes.
b) Esta búsqueda se puede realizar de la siguiente forma:
- por la prensa
- por las guías telefónicas
- por Internet
- por exposiciones del ramo
d) Se deberá tratar de captar nuevos proveedores con líneas de
créditos altas
y a largo plazo, para el hotel.
e) Se deberá tratar de aumentar las líneas de créditos otorgadas al
hotel.
REPORTES DE COMPRAS HOTELERAS
En el Departamento de Compras se hacen tres reportes, a saber:
REPORTE MENSUAL DE MERCANCÍA RECIBIDA Y FALTANTE POR RECIBIR
88
COMPRAS HOTELERAS
REPORTE MENSUAL DE FLUCTUACIÓN DE PRECIOS
claramente se podrá tomar en cuenta el incremento de precios de los menús, cuando el aumento del producto es constante.
En un Hotel de gran operación donde normalmente existe una diversidad de
menús, el reporte de fluctuación alertará al Chef Ejecutivo, para no repetir con tanta frecuencia los menús elaborados con productos que puedan tener
un alza de
precios momentáneo.
REPORTE MENSUAL DE VISITA AL MERCADO
Los Hoteles que compran directamente las verduras, frutas y otras legumbres a un proveedor, deben estar enterados de los precios del mercado mayor.
Las finalidades de este reporte son:
- Establecer la relación de precio de los productos existentes en el mercado, con los del proveedor.
- Establecer la diferencia de calidad entre el mercado y el proveedor
REPORTES DIARIOS DE COMPRAS
a) Todos los datos que se generen de la orden de compra, deberán ser vaciados en los reportes de gastos, los cuales son actualizados a diario.
b) Allí se reflejará los siguientes datos:
- Número de orden de compra,
- Número de requisición de compra,
- Nombre del proveedor,
- Pequeña descripción de la mercancía a adquirir,
- Monto total de la orden de compra sin incluir el impuesto.
d) Se elabora (1) solo original, el cual se le antepondrá al lote de
órdenes de
compra que se enviará para la aprobación.
REPORTES MENSUALES DE COMPRAS:
Con base a los datos obtenidos de la solicitud de compras se elabora una orden de compras, la cual es interna-externa . Es un compromiso escrito entre cliente y proveedor, en el cual el cliente indica en qué condiciones compra, recibe y paga la mercancía. Viene a ser el término de todo el proceso de compra, es el instrumento que formaliza la compra y en muchos casos funciona como documento legal. Entre las principales ventajas que ofrece la orden de compra, se mencionan:
• Proporciona un registro completo de las órdenes de mercado enviadas a cada proveedor.
Sirve de información a los Jefes de Departamentos.
La orden de compra posee los siguientes indicadores:
• Nombre del Hotel
§ Dirección, Teléfono.
• Dirección fiscal, y Número de Nit del Hotel
• Nombre del proveedor
§ Número de Nit del proveedor
• Número de la Orden de Compra
• Fecha
• Tiempo de Entrega
• Condiciones de Pago.
• Código de la mercancía
• Unidad: en que viene expresada la mercancía a adquirir: unidades,
Kilos,
Litros, Tambores, etc.
• Cantidad
• Descripción de la mercancía
• Precio Unitario
• Totales
• Firma Jefe de Departamento. O persona autorizada por el hotel.
Condiciones de la compra: Aquí va colocada una pequeña leyenda de las
Condiciones específicas de la contra: Lugar de entrega, tiempo de
entrega, etc.
SOLICITUDES DE COTIZACIÓN
Los datos que posee la solicitud de cotización son los siguientes:
Nombre del Hotel
• Teléfono
• Fecha
• Cantidad de mercancía a cotizar
• Descripción
• Condiciones generales
• Firma del Agente de Compras
SOLICITUDES DE ORDEN DE PAGO:
Proveedor esté listo para despachar, el referido cheque para la
cancelación de la
Mercancía también estará listo.
Estas solicitudes tienen los siguientes datos:
• Fecha
• Nombre del Proveedor
• Monto del Cheque en números y letras
Número de la Orden de Compra
Código contable a donde será cargado el débito
• Impuesto desglosado.
• Firma del Jefe del Departamento de Compras.
La información que debe contener el Reporte de Solicitud de Cheques es
la
siguiente: •
Fecha •
Nombre del Proveedor
Fecha de recepción del Dpto. de Contabilidad
• Nombre del Hotel
• Número de Orden de Compra o Factura
• Monto
• Total General
EGRESOS DE CAJA CHICA
El egreso de caja tendrá los siguientes datos:
• Fecha
• Nombre del Agente de Compra
• Cargo
Códigos contables
• Descripción de las compras
• Montos unitarios
• Montos Totales
• Total general (en números y letras) a ser reembolsado.
• Firma del JEFE de compras o quien solicito el servicio de Compra.
CATÁLOGOS
PRESUPUESTOS
Es la información por escrito que hace el proveedor al potencial
cliente (hotel), de
una mercancía que se necesita de inmediato.
COMPRAS HOTELERAS
LISTAS DE PRECIOS
LISTADO DE PROVEEDORES
Los listados de proveedores tienen la siguiente información:
Categoría: Tipo de mercancía
Nombre del proveedor
Números de Teléfonos
Números de teléfono, Correo electronico.
Nombre del proveedor: Persona contacto
• Número de Celular •
Número de Rete fuente
Número de Nit •
Dirección Fiscal
•Dirección de Email
Importancia de los formatos
EJECUCIÓN DE LAS COMPRAS HOTELERAS PROCESO DE COMPRAS HOTELERAS
Las compras hoteleras se pueden dividir en cinco (5) fases de
ejecución, las
cuales son las siguientes:
o Necesidad de la Compra. Previsión de Existencias ,por
inventarios o
ventas del periodo.
• •Ejecución de las Compras
o Seguimiento de Despachos
o Recepción de Mercancías
• Almacenaje
• Entrega
• Antepreparacion
• Ventas
• Servicio
Pasos para las realizar compras hoteleras
Se define compra, como el proceso a través del cual se adquieren
productos de la
mejor calidad al mejor precio. 72
Recepción de requisiciones de compras.
• Tramitar de solicitudes de cotización.
• Envío de solicitudes de cotización
• Recepción de cotizaciones.
• Análisis detallado de cotizaciones y selección del proveedor
adecuado.
• Negociación vía telefónica de mejores precios.
• Tramitar de órdenes de compras.
• Envío de órdenes de compra para la aprobación.
•Revisión de los pagos de contado.
Emisión de solicitudes de cheques.
• Aprobación de solicitudes de cheques.
• Seguimiento de las solicitudes de cheques.
• Envío de órdenes de compra y confirmación de despachos.
• Notificación a los proveedores de los pagos al contado.
• Proveedores sin despacho (pago a crédito).
• Seguimiento y control de mercancía recibida y por recibir.
• Anulación de órdenes de compra.
• Clausura de órdenes de compras.
• Mantener la reposición de inventarios en los almacenes.
• Comunicación diaria con los diferentes Departamentos.
• Atención de proveedores.
• Búsqueda de nuevos proveedores.
RECEPCIÓN DE REQUISICIONES DE COMPRAS
a) Se recibe la requisición de compra de los almacenes o departamentos
en
original.
d) Se les colocará el sello de recibido del departamento con la fecha
actualizada, tanto al original como a la copia.
e) Se devolverá la copia de la requisición a los almacenes o
departamentos
pertenecientes.
f) Se chequea la requisiciones.
g) Se aprueban estas requisiciones.
TRAMITAR SOLICITUDES DE COTIZACIÓN
d)Se coloca el sello de"URGENTE" si el caso lo amerita.
ENVÍO DE SOLICITUDES DE COTIZACIÓN
a) Se procede a escoger los proveedores adecuados, según cada rubro
que
se esté solicitando.
b) Se enviarán tantas solicitudes como sean necesarias para obtener
los
resultados deseados.
c) Una vez enviadas las solicitudes de cotización, se llamará a los
RECEPCIÓN DE COTIZACIONES
a) Se deberá esperar un máximo de dos (2) días por las cotizaciones.
b) Se recibirán todas las cotizaciones que sean necesarias para cada
requisición de compra, con un mínimo de tres (3) por cada una.
ANÁLISIS DETALLADO DE COTIZACIONES Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
ADECUADO
a) Se clasifican todas las cotizaciones por cada requisición de
compra.
b) Se analiza detalladamente cada una de ellas:
- Precios de cada rubro.
- Calidad de la mercancía ofrecida.
- Marca de la mercancía.
- Tiempo de entrega.
- Forma de pago.
- Historia del proveedor.
- Mejores precios.
- Mejores marcas y calidad de los productos.
- Tiempo de despacho prudencial.
- Responsabilidad.
NEGOCIACIÓN DE MEJORES PRECIOS CON EL PROVEEDOR TRAMITA ÓRDENES DE
COMPRAS
b) Se elabora un original
c) Se escribe la leyenda correspondiente según sea el caso:
Para proveedores de mercancía para los almacenes se les coloca el
siguiente texto:
COMPRAS HOTELERAS
Según presupuesto anexo N°_____ de fecha________ . Tiempo de
entrega:________. Forma de pago:___________.
Para contratistas se coloca el siguiente texto:
- Según presupuesto N°_____ de fecha________ anexo. Tiempo de
entrega:________. Forma de pago:___________.
- Según cuadro de precios tabulados y aprobados por el
Departamento de Contraloría.
Para ambos casos se coloca una Nota Explicativa del destino y uso que
llevará esta mercancía.
d) Se anexa a la orden de compra, todas las cotizaciones recibidas
para así
formar un pequeño expediente.
e) Se acentará en los reportes respectivos.
ENVÍO DE ÓRDENES DE COMPRA PARA LA APROBACIÓN
b) Una vez devueltas las originales se enviarán para su revisión y
aprobación
al Departamento de contabilidad (por el contralor).
c) El contralor revisará todas las órdenes de compra junto con sus
anexos y
los reportes de gastos, firmará las mismas y las aprobará, luego se
envían
a la Gerencia General para su aprobación final. Se recogerán las
órdenes
de compra del Departamento de Contabilidad.
VERIFICACIÓN DE LAS APROBACIONES
a) Se revisará detalladamente cada una de las órdenes de compra, las
cuales
deberán tener las siguientes firmas:
- Firma del Gerente de Compras
-
Firma de Contralor o de su asistente
b) Se chequeará la aprobación de las órdenes de compra, según el orden
de
3) Aprobación del Gerente General
En caso de que no estén aprobadas por alguna de las personas
mencionadas en
el literal b), se deberán realizar los siguientes pasos:
- Contactar vía telefónica a la persona involucrada.
- Informarle el número de orden de compra para su aprobación.
- Remitirle la orden de compra original con todos sus anexos, para su
respectiva revisión y aprobación .
- Recoger a la mayor brevedad posible la orden de compra original con
todos sus anexos, una vez aprobada.
REVISIÓN DE LOS PAGOS DE CONTADO
COMPRAS HOTELERAS
a) Debidamente aprobadas todas las órdenes de compra, se revisará
cuáles
de ellas tienen pagos a crédito y cuáles de contado.
b) Se separarán las órdenes según sea la forma de pago.
EMISIÓN DE SOLICITUDES DE CHEQUES
- Monto total
- Fecha
- Nombre del proveedor
- Descripción del pago y número de orden de compra
- Nombre de la cuenta a donde destinar el pago
- Número de la cuenta a donde destinar el pago
- Monto de la orden sin impuesto
- Impuesto desglosado
- Monto total del cheque
- Firma del Departamento de Contabilidad
- Firma del Gerente de Compras
b) Se elabora un original
c) Se anexará la solicitud de cheque a la orden de compra, junto con
sus
anexos.
PROBACIÓN DE SOLICITUDES DE CHEQUES
a) Se enviará la solicitud de cheque al Gerente de Compra para su
revisión,
aprobación y firma.
b) Se recogerá la solicitud de cheque, una vez aprobada.
c) Se revisará si la solicitud de cheque está debidamente firmada por
el
Gerente de Compras.
d) Se sacará una copia de la solicitud de cheque y de la orden de
compra.
e) Se enviarán estos dos (2) juegos al departamento de contabilidad
para la
emisión del cheque.
f) Se hará sellar por el personal de contabilidad ambos juegos.
h) Se devolverá al Departamento. de Compras la solicitud de cheque
original
con la orden de compra original, anexa.
SEGUIMIENTO DE LA SOLICITUD DE CHEQUE
a)Se llamará al Departamento de Contabilidad (Cuentas por Pagar) para
verificar si la solicitud de cheque ya está debidamente aprobada y en
proceso.
b) Se hará seguimiento semanal con cuentas por pagar para controlar
cuáles
cheques están listos para la entrega.
ENVÍO DE ÓRDENES DE COMPRA Y CONFIRMACIÓN DE DESPACHOS
a)Se colocará el sello de"URGENTE" a las órdenes de compra que así lo
ameriten.
b) Se enviarán todas las órdenes de compra aprobadas.
c) Se llamará inmediatamente a cada proveedor para verificar la
recepción de
- Nombre de la persona que recibió la orden de compra.
- Fecha del envío de la orden de compra.
- Fecha del despacho.
NOTIFICACIÓN A LOS PROVEEDORES DE LOS PAGOS AL CONTADO
a) Se enviarán todas las órdenes de compras que tengan pagos de
contado,
una vez verificado que los cheques estén listos para la entrega.
b) Se llamará inmediatamente a cada proveedor para verificar la
recepción de
la orden de compra.
c) Se solicitará fecha tentativa de despacho.
PROVEEDORES SIN DESPACHO (PAGO A CRÉDITO)
b) Se sacará una copia de la orden de compra.
c) Se le anexarán los siguientes datos a la orden de compra:
- Dirección donde se recogera la mercancía y puntos de referencia
- Persona Contacto
- Teléfono
- Horario de trabajo
PROVEEDORES SIN DESPACHO (PAGO DE CONTADO)
a) Una vez enviada la orden y confirmada su recepción con el
proveedor, se
- Dirección donde se recogeré la mercancía y puntos de referencia
- Persona Contacto
- Teléfono
- Horario de trabajo
- Forma de pago: Contado
d) Se colocará la orden de compra en la bandeja del chofer.
e) Se retirará del Departamento de Contabilidad (Cuentas por Pagar)
el
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE MERCANCÍA RECIBIDA Y POR RECIBIR
a) Se llamará diariamente a los almacenes para verificar cuál
mercancía ha
sido recibida y cuál falta por recibir.
b) Se llamará diariamente al receptor de mercancía para verificar
cuál
mercancía ha sido recibida.
c) Se hará seguimiento semanal en el sistema de la mercancía recibida
y por
recibir.
e) Detectadas las órdenes pendientes por despacho y con retraso, se
procederá a los siguientes pasos:
- Se llamará al proveedor nuevamente.
- Se solicitará alguna explicación del retraso en el despacho.
- Se definirá nuevamente la fecha tentativa de despacho.
- Se anotará en la orden los siguientes datos:
- Nombre de la persona contacto
- 2da. fecha tentativa de despacho.
- Fecha del día en que se llegó al 2do. Acuerdo.
-Se hará mucho énfasis en la puntualidad y rapidez del despacho.
f) Se hará nuevamente seguimiento hasta que la mercancía esté en el
hotel.
ANULACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA
a)Se tomará la decisión deANULAR una orden de compra, cuando se
presente uno de los siguientes casos:
- Incumplimiento en el despacho a la fecha, en varias oportunidades.
-
Mercancía solicitada con urgencia y el proveedor no puede despachar a
la fecha requerida o en su defecto inmediatamente.
- Proveedor que cotiza sin tener mercancía en stock
- Proveedor que cotiza la marca requerida y despacha otra marca de
peor
calidad. -
Proveedor que notifica el aumento de algún producto, luego de haber
recibido la orden de compra.
- Proveedor que notifica la renuncia a la orden de compra..
b) Se anulará la orden de compra original, colocándole el sello de
"ANULADA".
c) Se anulará la orden de compra en los reportes.
d) Se notificará a los almacenistas sobre la anulación de la orden y
también la
recotización de la misma.
e) Se notificará al gerente del departamento sobre la anulación de la
orden.
g) Por último, se reiniciará el procedimiento de cotización y emisión
de orden
de compra con un nuevo proveedor.
CLAUSURA DE ÓRDENES DE COMPRAS
a) Una vez confirmada la recepción de la mercancía de la orden de
compra,
se procederá a su clausura.
b) Se colocará en la parte superior de la orden de compra, la fecha en
que se
confirmó la recepción de la mercancía al hotel.
c) Se colocará en la parte superior de la orden de compra, una gran
letra "C"
de CERRADA.
d) Se asentará en los reportes que la mercancía fue recibida y la
orden
cerrada.
e) Se archivará la orden de compra en la carpeta del proveedor que
reposa en
los archivos del departamento de compras.
MANTENER LA REPOSICIÓN DE INVENTARIOS EN LOS ALMACENES
b) Se llamará al almacenista para recordarle la realización de estos
pedidos a
la mayor brevedad posible.
c) Una vez recibidos todos los pedidos, se revisará detalladamente con
el fin
de chequear si no se omitió por alguna razón, algún pedido en
particular.
d) Se conversará con el almacenista y con los gerentes para saber si
existe
algún requerimiento en especial o muy urgente para ese mes.
COMUNICACIÓN DIARIA CON LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS
a) Se tendrá una comunicación diaria con todos los departamentos y con
los
almacenes, para así poder realizar un trabajo eficiente.
b) Se le preguntará a los gerentes si existe algún pedido urgente por
hacer.
c) Se le preguntará al almacenista si tiene algún requerimiento
urgente por
hacer para ese día.
d) También se le solicitará al almacenista las novedades del día
anterior, tales
como:
- ¿Cuál mercancía se recibió?
- ¿Cuál mercancía se devolvió?
- ¿Cuál mercancía se despachó por error?
- ¿Cuáles ordenes fueron despachadas parcialmente?
- ¿Cuáles cambios de mercancía hubo?
ATENCIÓN DE PROVEEDORES
a) Se fijarán días y horas específicas para la atención personalizada
de los
proveedores.
b) Las visitas de los proveedores deben ser lo más breves posibles.
c) Se les darán las solicitudes de cotización que se tengan para el
momento
de la visita.
COMPRAS HOTELERAS
d) Se les solicitará de vez en cuando, la actualización de los datos
de la
empresa, tales como:
- Dirección de la empresa
- Número de Retefuente
- Número de Nit.
- Número de teléfono
- Nombre del gerente de la empresa
BÚSQUEDA DE NUEVOS PROVEEDORES
a) Se deberá realizar búsqueda de nuevos proveedores por lo menos y
como
mínimo una (1) vez cada mes.
b) Esta búsqueda se puede realizar de la siguiente forma:
- por la prensa
- por las guías telefónicas
- por Internet
- por exposiciones del ramo
d) Se deberá tratar de captar nuevos proveedores con líneas de
créditos altas
y a largo plazo, para el hotel.
e) Se deberá tratar de aumentar las líneas de créditos otorgadas al
hotel.
REPORTES DE COMPRAS HOTELERAS
En el Departamento de Compras se hacen tres reportes, a saber:
REPORTE MENSUAL DE MERCANCÍA RECIBIDA Y FALTANTE POR RECIBIR
88
COMPRAS HOTELERAS
REPORTE MENSUAL DE FLUCTUACIÓN DE PRECIOS
claramente se podrá tomar en cuenta el incremento de precios de los menús, cuando el aumento del producto es constante.
En un Hotel de gran operación donde normalmente existe una diversidad de
menús, el reporte de fluctuación alertará al Chef Ejecutivo, para no repetir con tanta frecuencia los menús elaborados con productos que puedan tener
un alza de
precios momentáneo.
REPORTE MENSUAL DE VISITA AL MERCADO
Los Hoteles que compran directamente las verduras, frutas y otras legumbres a un proveedor, deben estar enterados de los precios del mercado mayor.
Las finalidades de este reporte son:
- Establecer la relación de precio de los productos existentes en el mercado, con los del proveedor.
- Establecer la diferencia de calidad entre el mercado y el proveedor
REPORTES DIARIOS DE COMPRAS
a) Todos los datos que se generen de la orden de compra, deberán ser vaciados en los reportes de gastos, los cuales son actualizados a diario.
b) Allí se reflejará los siguientes datos:
- Número de orden de compra,
- Número de requisición de compra,
- Nombre del proveedor,
- Pequeña descripción de la mercancía a adquirir,
- Monto total de la orden de compra sin incluir el impuesto.
d) Se elabora (1) solo original, el cual se le antepondrá al lote de
órdenes de
compra que se enviará para la aprobación.
REPORTES MENSUALES DE COMPRAS:
Operación de Alimentos y Bebidas para establecimientos rentables-
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