PROCESOS DE DESPACHO DE MERCANCIA
PRESENTADO POR:
DANIELA GARCIA
MICHELLE VASQUEZ
ADMINISTRACION DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
SEMESTRE IV
CORPORACION EDUCATIVA DEL LITORAL
BARRANQUILLA 11 -06-2018
PROCESO DE DESPACHO DE MERCANCÍAS
El almacén es el área de responsabilidad donde se
centraliza la información para el control de inventario y medición del costo
bruto. Para analizar cómo se genera dicha información es indispensable aplicar
el ciclo de almacén, empezando con el
proceso de despacho de mercancías.
Este inicia cuando
el almacenista recibe la requisición de materia prima proveniente de los
diferentes centros de producción y de apoyo.
El almacenista verifica que ésta se encuentre bien
diligenciada, por ningún motivo se deben entregar mercancías solicitadas por
personas no autorizadas, ya que la responsabilidad del adecuado consumo recae
en ésta persona; tampoco se debe despachar sin la presentación de la requisición
al almacén, que es el documento que soporta tal despacho.
Es importante velar por el cumplimiento de los horarios
establecidos sin obstaculizar la operación del restaurante, ya que la
efectividad en los despachos depende de la disciplina del personal que gestiona
la requisición e inclusive el buen desempeño del almacenista/recibidor, está
condicionado a la organización en la remisión de requisiciones.
El almacenista con la debida anticipación debe alistar la
materia prima autorizada en la requisición y proceder al despacho, teniendo en
cuenta los siguientes aspectos:
Que la unidad de medida registrada en la requisición al
almacén o en la requisición banquetes, corresponda a la establecida en el
bind-card. De acuerdo con la existencia del producto en el almacén, se define
si puede hacer entrega de la cantidad autorizada o si debe hacer entrega
parcial.
En la medida en que va alistando cada uno de los
productos, debe llenar las columnas de cantidad entregada y código en la
requisición al almacén o en la requisición banquetes.
Con respecto a las
requisiciones de banquetes, presentan dos columnas adicionales en las cuales se
relaciona el retorno o devolución de las bebidas no consumidas en un
determinado evento, estableciendo así el consumo real.
Políticas administrativas sobre autorización para
despacho
La gerencia debe fijar políticas muy claras de despacho,
definiendo el momento adecuado para que las requisiciones sean tramitadas a
almacén. Esto es muy importante ya que la actividad en los despachos y registros
depende de la disciplina del personal para gestionar la requisición, e
inclusive el buen desempeño del encargado de almacén está condicionado a la
organización en la remisión de requisiciones.
Se estipula como regla general, que deben existir horas
específicas para remitir requisiciones al almacén, y horas diferentes para el
despacho
PROCESO DE CONTROL DE INVENTARIO EN ALMACÉN
“bindcard” o tarjetas de existencia: Este sistema ofrece
la facilidad de mantener actualizado El saldo de inventario en la medida en que
se generen los movimientos de entradas y salidas. Este documento se conoce
también bajo el nombre de tarjeta de kardex.
En él se registran las entradas, salidas y su respectivo
saldo de cada uno de los productos identificados bajo la misma unidad de
medida, determinando el inventario físico existente. Se utiliza para enlatados,
envasados y empacados, algunos lácteos, vinos, licores, cigarrillos, cervezas y
gaseosas, suministro impreso, suministro cliente, suministro aseo y suministro
papelería.
La fuente de
información para ejercer el control de inventario procede del comprobante de
recibo de mercancías, que registra la entrada de mercancías al almacén, así
como las requisiciones al almacén y las requisiciones de banquetes las cuales
constituyen la fuente de información para registrar las salidas de mercancías
del almacén. De este movimiento se desprende el proceso de solicitud de
mercancías.
MEAT-TAG: También
se denomina tarjeta inventario de carnes. Es una tarjeta de existencia para las
carnes, donde se registra por cada grupo y corte, el peso, el costo por porción
y su costo total, tanto para las entradas como para las salidas. La elabora el
almacenista/recibidor junto con el Chef, en el mismo momento en que la
mercancía pasa al área de carnicería. Se utiliza para carnes y salsamentaría,
pescados y mariscos, aves y caza.
PROCESO DE SOLICITUD DE COMPRA DE MERCANCÍAS
La solicitud al área de compras para la adquisición de
materia prima se hace teniendo en cuenta los siguientes factores:
• La rotación de los productos, de acuerdo con los
niveles máximos y mínimos establecidos (licores, empacados, envasados,
suministro cliente, suministro aseo, etc.).
• Aquellos productos para los cuales no se establece
máximos y mínimos, se solicitan dé acuerdo con la necesidad (algunos lácteos,
gaseosas, frutas y verduras, etc.).
• Es importante evaluar muy bien cada uno de los de los
eventos a realizar para determinar la necesidad de materia prima requerida.
• Las solicitudes se deben realizar teniendo en cuenta
las especificaciones estándar para cada uno de los productos.
• Ceñirse a los máximos y mínimos establecidos,
actualizándolos con la debida frecuencia.
• Definir la cantidad a solicitar con base en los
parámetros de rotación, existencia, máximos y mínimos.
Formatos para la gestión de la solicitud de compra de
mercancías
El almacenista Diligencia la lista de frutas y verduras,
si el pedido es para este grupo. la lista de carnes, para solicitudes de compra
de carnes y salsamentaría, aves y caza, pescados y mariscos. La lista de
lácteos, para solicitudes de algunos lácteos y derivados. La solicitud de
compras para todos los demás grupos diferentes a los anteriores, incluyendo
todos los suministros.
MANEJO DE MÁXIMOS Y MÍNIMOS
Máximo: Se define como el consumo de mercancía entre
períodos de compras (cantidad máxima de producto que debe existir en el
almacén) y se resume en la siguiente fórmula:
Cantidad máxima =Cantidad mínima + (consumo promedio
diario x número de días entre frecuencia de compra)
Mínimo: Se define como el consumo de mercancía que se
utiliza durante el ciclo de compra (cantidad de producto mínimo que debe
existir en el almacén) y se resume en la siguiente fórmula:
Cantidad mínima = Consumo promedio diario X el número de
días del ciclo de compra
Consumo promedio diario: Para establecer esta
información, se debe tomar la sumatoria de la cantidad de cada uno de los
productos a los cuales se les va a establecer el máximo y mínimo en almacén, de
los 3 últimos meses y dividirlo entre 90 días. El resultado es el consumo
promedio diario de determinado producto. Es ideal tomar 3 meses, por cuanto da
un promedio más real, ya que toman meses de alta y baja rotación, lo cual
conduce a un promedio más certero.
Frecuencia de compra: Es el número de veces que se
solicita el producto, en determinado tiempo.
Ciclo de compra: Es el número de días en que tarda la
mercancía en llegar al almacén, contado desde el mismo día de la solicitud. Al
definirlo se debe tener en cuenta únicamente los días hábiles, pues de lo
contrario se puede caer en el error de quedar sin mercancía.
PROCESO DE CONTROL DE MEDICIÓN Y CONSUMO
El control de consumo de materia prima, se ejerce a
través del manejo de inventarios, sobre cantidades que homologuen la materia prima
y el producto terminado, aplicado solo a ciertos artículos que representan la
base de control. En el caso de producción de alimentos, las carnes son las que
absorben gran proporción del costo de materia prima consumida y se trasladan
del almacén porcionadas.
En otras palabras: El control de consumo se ejerce
mediante el movimiento de inventario y El control de producción se ejerce
mediante la verificación de los documentos originales de salida del producto
terminado (comanda), con el fin de determinar que el producto, haya sido
consumido y facturado correctamente, definiendo de esta manera un consumo
potencial, lo cual significa establecer qué cantidad de materia prima se debió
utilizar para la venta registrada, así como la cantidad de materia prima asignada
a gasto de alimentos y bebidas (comida empleados, atenciones, etc.).
Los suministros se consideran como un servicio general.
Las áreas que necesitan de suministros para su normal funcionamiento son:
• Áreas públicas: Suministro aseo y suministros varios.
• Alimentos y bebidas: Suministro clientes, suministro
impreso, suministro papelería, suministro aseo y suministros varios.
• Administración: Suministro impreso, suministro
papelería
• Nomina: Suministro impreso, suministro papelería
No hay comentarios:
Publicar un comentario