ADMINISTRACIÓN DE RESTAURANTES

ADMINISTRACIÓN DE RESTAURANTES

Objetivo del estudio

El objetivo es proporcional a los propietarios, administradores y en general a todo el personal que labora en sector gastronómico, unos indicadores que le permita constatar si sus ventas se comportan de acuerdo a parámetros aceptables y si se está generando la utilidad normal en función de las ventas.

Un segundo objetivo es de carácter didáctico, ya que entrega las herramientas básicas para realizar el análisis operacional, que es una metodología que se aplica al estado de resultados para interpretarlo y evaluar su utilidad y además, para determinar el grado de aceptación de las gestión administrativa en cuanto variables que condicionan y optimizan la venta y el control de costos y gastos.

Para realizar un efectivo análisis operacional se requiere aplicar la tecina de comparar. Esta comparación de debe ejecutar a través de tres métodos:

·         Comparar los resultados operacionales obtenidos con lo de periodos anteriores obteniendo el análisis de tendencias.

·         Comparar los resultados operacionales obtenidos con el presupuestado, obteniendo el control administrativo y la evaluación de la gestión para la consecución de objetivos.

·         Comparar los resultados operacionales obtenidos con los indicadores del restaurante que aparecen en este estudio, permitiendo comparar rápidamente las situaciones que no son normales y requieren de inmediata atención.

El tercer objetivo es, seguir motivando a los restaurantes a trabajar bajo la guía del presupuesto. Para poder realizar un eficaz control de la operación, los gerente deben tener presente que el presupuesto de operación es la herramienta más importante del control, que les permitirán evaluar el éxito de la gestión, que significa ver cuán bien usted y sus empleados alcanzaron las metas y objetivos de su empresa plasmado en el presupuesto.

Presentación

En este estudio se establecen los comportamientos operacionales que identifican las estructuras de costos y gastos que se involucran en la operación de restaurantes. Se pudo discriminar los cargos fijos, análisis que no se presentó en el primer documento, debido a que las cifras presentadas, en esta oportunidad, por los establecimientos, no tuvieron la consistencia requerida.

Los cambios que tienen este estudio en comparación con el anterior, son:

·         Se elimina la clasificación por tipos de servicios (servicio a la mesa; comida rápidas y familiar) debido a que más del 90% de la muestra correspondió a establecimientos de servicio a la mesa y la respuesta de los otros tipos de servicios no era representativa.

·         La muestra (116 restaurantes) se calificó durante dos aspectos:

1.    Ciudades: barranquilla, Bogotá, Cali, eje cafetero (armería, Calarcá y Pereira), Medellín, Neiva, pasto y Tunja.

2.    Ventas anuales: hasta 100 millones, de 100 A 300 millones, de 300 A 500 millones, de 500 A 1.000 millones y más de 1.000 millones.

3.    Clientes/dia: hasta 50 clientes/día, de 51 A 100 clientes/día, de 101 A 200 clientes/día y más de 200 clientes/día.

·         A demás de cada una de las anteriores categorías de los estados de resultados, se determinaron el valor mínimo, prometido y máximo por cada concepto. La lectura que se debe dar a esta información, por ejemplo, es la siguiente:

1.    En el cuadro N° 4  aparece que la venta de alimentos, en el eje cafetero, se movió entre un mínimo de 21.0% y un máximo de 90.0% presentando un promedio de 66.8. el costo de los servicios públicos se movió entre 2.5% y 4.2% con un promedio de 3.2% vale la pena aclarar que los valores máximos y mínimos corresponden a diferentes establecimientos. El valor promedio, como su nombre lo indica corresponde al promedio del segmento de la prueba analizad.

Consideramos que esta presentación será muy provechosa ya que los restaurantes se podrán compara teniendo en cuenta, además, de la situación geográfica, el volumen de sus ventas anuales y el número de clientes promedios que ingresan diariamente en sus establecimiento.

El ordenamiento del material estadístico se realizó bajo la siguiente estructura:

·         Característica de la muestra. Cuadros N° 1 y 2.

·         Estado de resultado por ciudades. Cuadros N° 3,4 Y 5

·         estado de resultados por volumen de venta anual. cuadros N° 6 y 7

·         estado de resultados por clientes/día. Cuadros N° 8 y 9

·         mercado y comercialización. Cuadros N° 10 y 11

Explicación de términos

Esta sección pretende unificar conceptos con el fin de que hablemos el mismo idioma. Los términos que consideramos merecen una explicación son:

·         comercialización externa. Es el uso de los medios, como: periódicos, radio, televisión, correo directo, directorio telefónico, tele mercadeo y base de datos.

·         Comercialización interna. Es el uso de símbolos internos, desplegados y otros materiales promocionales para incrementar las ventas. Las señales internas incluyen posters, tarjetas de mesa, desplegados de vinos, y charolas de postres. Éntrelas promociones especiales están:

ü  Cupones: son impresos frecuentemente con una oferta especial para atraer clientes potenciales. Estos pueden darse personalmente, incluirse en anuncios por correo o imprimirse en periódicos y revistas.

ü  Pruebas de productos: sirve para informar a los clientes de nuevos artículos alimenticios. Por ejemplo, después de sentar a los clientes se pueden pasar muestras de un aperitivo para interesarlos a ordenar dicho aperitivo.

ü  Concursos: puede construir una inversión justificable, si incrementa las ventas para amortizar el costo de los premios dados a los ganadores.

ü  Festivales: realización de festivales de tipo gastronómico.

ü  Descuentos: se refiere a la reducción de precios para atraer más clientes e incrementar las ventas.

·         Ventas de alimentos y bebidas: conforma el intercambio generado al disponer de productos terminados como resultado de un proceso de producción. La venta de alimentos, bebidas y otros servicios o productos, es la venta neta descontando el IVA y las propinas.

·         Costo de ventas: el costo de venta de alimentos, bebidas y de otros es el costo de la materia prima requerida para la elaboración del producto terminado para la venta.

·         Utilidad bruta: es el resultado de descontar de las ventas totales, el costo de venta.

·         Nomina: Incluye los sueldos, horas extras, dominicales, aportes patronales, prestaciones sociales y otros beneficios (comida de empleado, uniformes, etc.). La nómina de producción corresponde al personal de cocina ;la de administración, al personal que da apoyo a la producción y al servicio como, gerente, administrador, control de costos, secretarias, choferes, porteros, contadores, compras, almacén, etc. ; la de mercadeo y mantenimiento  corresponde al personal de estas áreas.

·         Gastos operacionales administrativos, comprenden:

Ø  Gastos directos de operaciones, los resultados directamente con la producción como gastos de lavandería, uniformes, elementos de decoración, etc.

Ø Música y entretenimiento, gastos generados para beneficios de los clientes, ya sea por mediante su reproducción en vivo o por otro medio.

Ø Mercadeo, gastos de producción y comercialización, (no tener en cuenta el costo de la nómina). Entre estos gastos se consideran los gastos de representación del personal de mercado, anuncios en periódicos y revistas, radio y televisión, agencias de publicidad, folletos, vallas, estudios de mercado, etc.

Ø Servicios públicos, pago de energía, gas, acueducto, alcantarillado, teléfono y recolección basuras.

Ø Mantenimiento, gastos de mantenimiento de la propiedad y de los equipos, (no tener en cuenta el costo de la nómina). Entre estos gastos se consideran compra de accesorios de mantenimiento, herramientas.

Ø Generales de administración, gastos relacionados con adquisición de útiles de oficina, contratos de vigilancia, combustible de vehículos de administración, gastos de sistema, pagos de derechos de autor, seguro de manejo, comisión tarjetas de crédito, honorarios profesionales, gastos de viaje, cuentas incobrables, gastos de presentación, suministro de aseo, atenciones, suscripciones, etc.

·         Utilidad operacional: es el resultado de descontar de la utilidad bruta, la nómina y los gastos operacionales y administrativos.

·         Cargos fijos: son aquellos gastos que no dependen directamente de la gestión de la administración como son: depreciaciones, impuesto predial, impuesto de industria y comercio, impuesto a la renta, seguros a la propiedad, arrendamientos, intereses, y otros cargos fijos.

·         Utilidad neta: es resultado de descontar de la utilidad operacional, los cargos fijos.       

Característica de los resultados del estudio

Se enviaron más de 300 encuestas a las principales ciudades del país, respondieron más de 130 restaurantes, de los cuales 116 tuvieron una información consistente.

                                                          

Cuadro N° 1. CARACTERISTICAS DE LOS RESULTADOS DE ESTUDIO

Ciudades Concepto	B/quilla	Bogotá	Cali	Eje cafetero	Medellín	Neiva	Pasto	Tunja
Empleados Producción Servicio Administración Mercadeo Mantenimiento	40.0% 38.0% 18.0% 2.0% 6.0%	36.0% 38.0% 18.0% 4.0% 4.0%	40.0% 38.0% 16.0% 2.0% 4.0%	38.0% 33.0% 17.0% 0.0% 12.0%	33.0% 40.0% 19.0% 3.0% 4.0%	43.0% 34.0% 16.0% 0.0% 7.0%	43.0% 34.0% 20.0% 0.0% 3.0%	56.0% 21.0% 15.0% 3.0% 5.0%
Promedios Mesa/establecimie Sillas/establecimie Clientes/día rotación	24.5 117.3 102.3 0.87	31.9 121.2 92.0 0.76	71.3 185.7 161.4 0.87	16.7 70.3 56.7 0.81	36.0 116.3 71.0 0.61	20.4 83.4 84.0 1.00	60.2 193.5 213.0 1.10	37.5 168.0 116.2 0.69
Promedio consumo Hasta 5000 De 5.000 a 10.000 De 10.000 a 15.000 De 15.000 a 20.000 De 20.000 a 30.000 Más de 30.000	0.0% 0.0% 46.7% 36.7% 16.6% 0.0%	0.0% 0.0% 46.7% 36.7% 16.6% 0.0%	16.0% 26.0% 38.0% 9.0% 1.0% 10.0%	100.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0%	0.0% 0.0% 33.3% 33.4% 33.3% 0.0%	57.0% 23.0% 6.0% 0.0% 14.0% 0.0%	28.0% 40.0% 31.4% 6.0% 0.0% 0.0%	3.0% 48.2% 23.8% 18.8% 8.2% 0.0%

 Estado de resultado

Con base a la muestra se presentan en los cuadros N° 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9, los coeficientes del estado de resultado hasta la utilidad neta. Estos coeficientes indican la procedencia de las ventas y como estas se canalizan para el cubrimiento de los costos y gastos, expresado estos comportamientos a través de porcentajes.

Como se expresó anteriormente la muestra se analizó desde tres aspectos: procedencia, niveles de venta anual, y promedio de clientes/día.

Como ejemplo de interpretación de los siguientes cuadros, presentamos el siguiente ejemplo, referido al cuadro N° 6 en el segmento de los restaurantes que tiene ventas anuales entre 300 a 500 millones de pesos:

·         En promedio la venta de alimentos en relación con la venta es de 72.8%, fluctuando entre el 53.0% y 91.0%

·         El promedio del costo de la venta de alimentos en relación a la venta de alimentos es de 36.1%, fluctuando entre 30.9% y 45.0%

·         El promedio del costo de venta de bebidas en relación a la venta de bebidas es de 26.5%, fluctuando entre 23.7% y 58.4%

·         El promedio de costo de ventas de alimentos y bebidas en relación a la venta de alimentos y bebidas es de 33.5, fluctuando entre 30.2% y 42.6%

·         El promedio de utilidad bruta en relaciona  la venta de alimentos y bebidas es de 66.5
%, fluctuando entre 57.4% y 69.8%

·         El promedio de la nómina en relación a la venta total es de 26.3%, fluctuando entre 189.0 y 45.0%

·         El total de los gastos de operación varían entre 10.0 y 36.5% para un promedio de 19.1%

·         La utilidad operacional varía entre 1.9 y 29.2%, para un promedio de 221.1%

·         El total de los cargos fijos varía entre 9.4 y 27.4% para un promedio  de 12.5%

·         El arriendo fluctúa entre 2.0 y 9.0% para un promedio  del 3.9%

·         La utilidad neta varía entre -18.4 y 11.4%, para un promedio de  8.6%

·         El promedio de venta mensual por empleados fue de 1.6 millones de pesos, variando entre 1.1 y 3.3 millones de pesos.

·         El índice de productividad promedio fue de 3.8 (significa que por cada peso que gastaron en nómina, se tuvo unos ingresos  de 3.8 pesos. Este índice fluctúa entre 2.2 y 5.5.  

Con base en este ejemplo, los restaurantes pueden compararse ya sea por ubicación geográfica, volumen de ventas anuales o promedio de clientes/día.

  

Aplicación de los coeficientes operacionales

EL FORMULARIO QUE APARECE ACONTINUACION LE SERVIRA para determinar cuáles rubros está afectando su utilidad operacional y le ayudara a definir un plan de acción para mejorar esa utilidad.

Con base en el estado de resultados de su restaurante, diligencie el formulario.

Para llenarlo siga los siguientes pasos:

·         Escriba en la columna 2, de izquierda a derecha, cuyo encabezamiento es el signo $, las cifras de su estado de resultados.

·         A continuación ejecuten las operaciones matemáticas que aparecen en la columna 3, cuyo encabezamiento es OPERACIÓN  y coloque ese resultado en la columna 2. Por ejemplo si usted escribió en la línea 1de la columna 2(venta de alimentos) 300 millones, en la línea 2 (venta de bebidas) 100 millones y en la línea 3((otros ingresos) 20 millones; entonces en la línea 4 (total ventas) debe escribir la suma de las líneas 1 más línea a2 mas línea 3, es decir 420 millones.

·         Cuando haya terminado de diligenciar toda a la columna 2, baya a la columna 6, encabezada con el signo %y realice las operaciones matemáticas indicadas en la columna 5 cuyo encabezamiento es OPERACIÓN. Siguiendo con el ejemplo anterior, en la línea 1 de la columna 6 se coloca el resultado de dividir el valor que aparece en la línea 1 columna 2, (300 millones), entre el valor que aparece en la línea 4 de la columna 2 (420 millones), obteniendo como resultado 0.714, es decir se multiplica por 100 para obtener el 71.4%, valor que se anota en la línea 1de la columna 6. (300/420) x 100 = 71.4%

·         Cuando termine de diligenciar la columna 6, comience a comprar los resultados obtenidos con los porcentajes que aparecen en la columna 7, cuyo encabezamiento es RANGOS NORMALES esto le servirá de guía para determinar cuáles aspectos de la operación de su restaurante merecen ser analizados con el fin de mejorar su competitividad.

·         Recuerde para un mejor control de la operación, cada uno de los rubros tanto de su estado de resultados como de su balance deben tener un responsable. Este es el inicio para un desarrollo de un presupuesto en donde todos los miembros de su equipo de trabajo estén comprometidos.  

Elaboración de presupuesto

El restaurante la buena mesa, con 15 mesas y 60 sillas, durante en el año anterior tuvo una utilidad neta antes de impuestos de 60.8 millones de pesos. Las ventas y gastos presentaron el siguiente comportamiento

Conceptos                                        valores                  % Venta alimentos                          317.352.900.0           66.68% Venta de bebidas                        158.582.280.0           33.32% Venta de alimentos                   475.935.180.0           100.0% y bebidas costo de venta de alimentos      113.707.544.1            35.83% costo de venta bebidas               61.149.327.2             38.56% costo de venta alimentos         174.856.871,2           36.74% y bebidas utilidad bruta                             301.078.308.8           63.26% nomina                                       135.736.713.3           28.52% gastos directos de                      12.154.872.0              2.55% operación                música y entretenimiento            2.458.791.0                0.52% mercadeo                                    6.948.570.0                1.46% servicios públicos                      21.948.758.0                4.61% mantenimiento                            8.547.895.0                1.80% generales de administración     12.456.877                   2.62% total gastos de operación       64.515.763.0              13.56%

   

Conceptos                                valores                          % Depreciación                      3.458.787.0                      0.73% Impuesto predial                   356.789.0                      0.07% Impuesto de industria         2.120.564.0                     0.45% Y comercio Seguros a la propiedad      1.452.654.0                     0.31% Arrendamiento                  30.000.000.0                     6.30% Otros gatos                         2.569.888.0                     0.54% Total cargos fijos            39.958.682.0                    8.40% Utilidad neta antes de     60.867.150.4                   12.78% impuesto

Impuestos operacionales

·         Número de clientes ingresados: 18.83

·         Índice de rotación:0.86 (clientes dividido entre sillas año)

·         Consumo promedio alimentos: $16.850.0

·         Consumo promedio bebidas:$8.420.0

·         Salario promedio:$604.578.0

·         Número de empleados:18.71

·         Índice de productividad: 3.5(venta dividido entre nomina)

·         Arrendamiento mensual:$2.500.000.0

Para el presenta año, el restaurante requiere una utilidad neta antes de impuesto de 96.1millones de pesos, lo que representa un incremento del 57.89% en relación con la utilidad  del año anterior.

Para lograr este propósito se plantean las siguientes estrategias  y metas:

1.    Mantener el número actual de sillas:60

2.    Incrementar el índice de rotación de 0.86 a 0.90 mediante el incremento del presupuesto de mercado de 6.9 a 10.0 millones de pesos anuales.

3.    Mantener durante el presente año los precios del menú, pero incrementar el consumo promedio de los clientes en alimentos  a $17.900.0 y el de bebidas a $8.700.0; mediante un programa de entretenimiento para todo el personal y en especial a los meseros, en técnica de venta.

4.    Reducir el costo de venta de alimentos  de 35.83% a 34.00% y el costo de venta de bebidas de 38.56% a 37.00% mediante un mayor control de las compras, inventarios, recetas estándar.

5.    Establecer un salario promedio mensual de $666.000.0 con una planta de personal de 17.0empleados. para lograr esta meta se entrañara a los empleados para que desempeñen, profesionalmente varios puestos de trabajo, además se comenzara a realizar pronóstico de ventas para cada tres días y cada semana, con el propósito de reducir la mano de obra improductiva.

6.    Incrementar el gasto de música y entretenimiento a $250.000.0 mensuales.

7.    Establecer un control más efectivo en el costo de los servicios públicos (agua, energía, gas, recolección de basura, teléfonos), mediante la determinación de indicadores operacionales en función del número de clientes atendidos, para que no superen en el año los 23.0 millones de pesos.

8.    Cancelar correcta y oportunamente los impuestos nacionales y locales para acogerse a los máximos descuentos otorgados y no tener sanciones por inexactitudes.

9.    Efectuar un mayor control de los gastos generales de administración (gastos relacionados con adquisición de útiles de oficina, contratos de vigilancia, combustible de vehículos de administración, gastos de sistema, pagos de derecho de autor, seguro de manejo, comisión de tarjetas de créditos, gastos de viaje, cuentas incobrables, gastos de representación, suministros de aseo, atenciones, suscripciones) con el propósito de que no superen  los 8.5 millones de pesos en el año.

10.  Negociar un incremento de arrendamiento del inmueble de máximo  el 10% al pasar de $2.500.000.0 mensuales a $2.750.000.0

11.  Estimar y controlar el monto de los otros gatos para que no sobrepasen los siguientes topes

Gastos de operación Concepto                  año anterior           año actual

Gastos directos de       12.154.872.0              12.500.000.0 Operación Mantenimiento             8.547.895.0                  8.500.000.0

Cargos fijos Concepto                 año anterior                año actual

Depreciación                    3.458.787.0                  3.500.000.0 Impuesto predial                 356.789.0                      360.000.0 Imp. Indust. Y com.           2.120564.0                   2.452.190.0 Seguros a la propiedad  1.452.654.0                1.500.000.0 Otros gastos                      2.569.886                   2.600.000

Con base en estas estrategias los indicadores operacionales y el presupuesto presentara, para el presenta año, el siguiente comportamiento

·         Número de clientes atendidos en el año= 19.710 (número de sillas x índice de rotación x 365 días = 60 x 0.90 x 365)

·         Venta de alimentos = $352.809.000 (número de clientes x consumo promedio de clientes en alimentos = 19.710 x 17.900)

·         Venta de bebidas = $171.477.000 (número de clientes x consumo promedio de clientes en bebidas = 19.710 x 8.700)

·         Venta de alimentos y bebidas = $524.286.000 (venta de alimentos + venta de bebidas= 352.809 + 171.477.000)

·         Costo de venta de alimentos= $119.955.060 (venta de alimentos x %costo de venta de alimentos = 352.809.000 x 34.0%

·         Costo de venta de bebidas=63.446.490 (venta de bebidas x % costo de venta de bebidas = 524.586.000 – 183.401.550)

·         Costo de venta de alimentos y bebidas= $183.401.550 (costo de venta de alimentos + costo de venta de bebidas = 119.955.060 +63.446.490)

·         Utilidad bruta= $340.884.450 ( venta de alimentos y bebidas – costo de venta de alimentos y bebidas = 524.586.000 – 183.401.550)

·         Nomina anual = $135.864.000 (número de empleados x salario promedio x 12meses=17x666.000x12)   FUENTE  DE INFORMACIÓN ACODRES .COLOMBIA, SE TOMA COMO EJEMPLO,