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LAS COMPRAS
GENERALIDADES:
Siempre
que sea necesario el establecimiento debe replantear su política de compras,
cuando sea necesario ya que las inversiones son muy altas y se necesita
efectividad en la operación.
El
proceso se inicia en la operación cuando
se solicita un artículo en el almacén y este existe; entonces se origina
un control de entrega.
La
alternativa que sigue es cuando un artículo no existe; se origina la solicitud de compra.
La
solicitud de compra se origina:
- No existencia del producto
- Por ser artículo nuevo
c. Por agotamiento de stock.
Debemos
definir en este paso la calidad, elección del proveedor, contacto del
proveedor.
LA CALIDAD
Este es
el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero esto no quiere
decir que necesariamente tengamos que buscar siempre la mejor calidad, pues
pueden interesarnos tipos intermedios o superiores, según los casos y para lo
que se vayan a utilizar. No obstante, aclaramos que la imagen de nuestros
proveedores esta cifrada en la calidad de sus artículos y, recíprocamente,
nuestra imagen comercial puede depender, en gran parte de la calidad de los
mismos.
En el
campo de las mercancías consumibles y perecederas, la comparación es muy problemática y los criterios difieren.
Por eso se hace necesario implantar normas de calidad, al alcance de todos los
involucrados, apareciendo la especificación de compra estándar, donde un grupo
de personas como el gerente de alimentos
y bebidas, el chef de cocina, maitre, barman, almacenista, se reúnen con
la jefatura de compras y digan como, cuando quieren su producto.
EL PROVEEDOR
En
sentido general, un proveedor es la persona que tiene a su cargo proveer o
abastecer de todo lo necesario. Según esta definición, como podemos suponer,
cuando hablamos del proveedor de un restaurante nos referimos a la persona o
grupo a quien se le compra todo lo que sean productos alimenticios, por lo que
será un elemento de referencia imprescindible en el tema de las compras.
Es
necesario tener en cuenta que un proveedor puede ser muy eficiente en un
principio, pero con el tiempo podría cambiar sus condiciones o la calidad de
los productos que entrega. En ese caso sería conveniente desestimarlo.
TIPOS DE PROVEEDORES:
Hay
varios tipos de proveedores que denominaremos de forma distinta en función de
sus diversas características.
ELEGIDOS OBLIGADOS DESETIMADOS -- FABRICANTES |
--
HABITUALES --
PRODUCTORES
--
OCASIONALES -- GANADEROS
-- POTENCIALES
--
MAYORISTAS
-- DETALLISTAS
-- COOPERATIVISTA
ELECCION DEL PROVEEDOR
Los
proveedores deben ser escogidos después de haber analizado el mercado y en
consonancia con la política de compras que haya planificado la empresa de
restauración. Cabe la posibilidad de que en empresas que trabajan en cadena,
“la central” suele establecer cuales son los proveedores que se deben contratar
y de que productos deben ser suministradores; si bien existe la posibilidad de
aplicar una descentralización según los artículos o servicios a realizar.
CONTACTO DEL PROVEEDOR
En el
momento de solicitar una información se debe tener a mano la información
necesaria.
La
efectividad de la operación es conocer cual es el canal que vamos a utilizar:
v Revistas
v Folletos
v Impresos de proveedores
v Lista de precios
v Registro de proveedores
TECNICAS DE COMPRAS:
Para
adquirir los productos de manera eficaz,
hay varias formas de comprar, cada una con unos rasgos diferentes. La
elección de un método u otra está en función de los siguientes puntos:
ü Las características del
establecimiento
ü Las peculiaridades de los productos
ü Los tipos de proveedores
Deberá
escoger el método que más le convenga en función de las características de su
establecimiento. No es lo mismo un
restaurante de carretera que un restaurante vegetariano emplazado en una
ciudad. También se puede emplear a la
hora de comprar varios métodos a la vez, puesto que es posible que cada tipo de
producto tenga un método más adecuado. Por ejemplo, la relación de compra que
se establece para el suministrador de pescado fresco no puede ser, lógicamente,
la misma que la que se establece para el
distribuidor del agua embotellada.
Antes de
la compra debe tenerse en cuenta:
Ø La necesidad de la empresa
Ø Conocer las posibilidades de almacenamiento
Ø Conocer el mercado.
NECESIDAD DE LA EMPRESA
VENTAS V.S COMPRA
PAR STOCK.
En un
gran establecimiento diversos servicios deberán trasmitir el pedido a una
oficina central que reagrupará los pedidos, siendo prioritario la fecha de
necesidad para que se puede buscar al proveedor idóneo, y la calidad esperada.
En este
proceso es importante la asesoria de los especialistas en la materia para
lograr la eficiencia.
La ley de
parettó. Clasifica prioridades y tipos de productos:
Productos clase A:
Productos de alto valor y bajo volumen de rotación: representa 10 a 15% de la venta.
Productos clase B: productos
de regular rotación precio promedio valor: representa 25% de la venta.
Producto clase C:
productos de bajo valor y alto volumen de consumo: representa 50% de venta.
Clase A :Define tipo de negocio podremos negociar con el proveedor los
Contratos
por volúmenes y entregas
parciales siendo conservadas en la bodega del propio proveedor.
Clase B :Regula el precio de artículo.
Clase C :Sirve de complemento.
COSTO DE
METRO CUADRADO Y ESTRATO DEL ESTABLECIMIENTO (MILLA DE ORO)
La
gestión de compra esta ligada estrechamente a la gestión de stock y
disponibilidad de capital.
Se
trabaja con los stocks máximo y mínimo, sobre la rotación de los mismos, sobre
el momento en que se debe realizar el pedido y la cantidad a pedir. Los locales
actuales fueron hechos en su momento baja un criterio, no los podemos ni
agrandar, ni achicar, se dice si el funcionario tiene un local demasiado
grande, tendrá tendencia a almacenar grandes cantidades de mercancía ya que
ignora el costo total del capital invertido. También manutención, alquiler,
deterioro, obscelencia etc.
Se debe
escoger productos que escapen a la tendencia de la moda, ya que será muy
difícil su consecución en un futuro.
Al
momento de comprar se debe de pensar en almacenamiento, método de conservación
y la duración optima de estos.
CONOCER EL MERCADO:
Significa
conocer donde podemos encontrar la calidad, cantidad y precio de los elementos
necesarios para nuestra operación.
A pesar
de los diversos ofrecimientos de los proveedores, sus continuas promociones,
descuentos debemos elaborar minuciosamente nuestros cálculos de cuanto cuesta
nuestra futura compra.
METODO DE
COMPRAS
SOLICITUD DE COMPRAS : OPERACIÓN
INTERNA
Ante la
necesidad de uno o varios productos es necesario empezar con una solicitud de compras, elaborada por el
jefe se sección o jefe de almacén según la situación expuesta en la operación.
Esta documento es interno y su flujo esta entre el solicitante, jefe de
compras, y la gerencia que determina y autoriza la cantidad aprobada.
Cuando se
elabora una solicitud de compra es necesario conocer la fecha de la ultiman
compra, precio, proveedor, tiempo que duro la compra y cual fue su
rentabilidad, su existencia, cantidad y fecha requerida, unidad, cantidad
descripción del articulo y uso.
Esta
solicitud es firmada por el jefe de sección, jefe de almacén y V.B de la
gerencia consta de un original, se queda en la sección que solicito y una copia
a oficina de compras.
Una vez
aprobada por la gerencia, el departamento de compra se apresta a elaborar tres
cotizaciones por producto, solicitando información sobre: valor unitario,
descuento, impoventas, transporte, y condiciones de pago.
Después
de efectuar la cotización y aprobada las condiciones y garantías por parte del
proveedor el departamento de compras debe realizar inmediatamente la orden de
compras o de servicio. Teniendo en cuenta toda la información obtenida en las
cotizaciones.
La orden
de compra se envía autorizada al proveedor.
ü Original al proveedor
ü Copia a recibo de mercancía
ü Copia contabilidad a cuentas por pagar
ü Copia sección que solicito el servicio
ü Copia consecutiva.
La orden
de compra tiene flujo con el exterior y origina un sistema de cobro; ya sea que
la mercancía llegue con nota de remisión o factura.
TIPOS DE COMPRA
COMPRAS
AUTORIZADAS
Usadas
para mercancías de stock, su monto es alto y necesitan estudio para su
ejecución debe almacenarse.
COMPRAS
NO AUTORIZADAS
Usadas
para mercancías perecederas, de fácil descomposición y de uso inmediato.Las
cantidades que se compren todos los días se deben de planear cuidadosamente
según la estimación de la venta y no con el fin de mantener lleno el almacén
del establecimiento. El inventario debe revisarse cuidadosamente para
asegurarse de no bajar al mínimo, por ejemplo la leche, huevos, queso, yogur
etc
COMPRAS
CENTRALIZADAS:
Son
aquellas ejecutadas por una oficina que se relacionan con todas las dependencia
de la empresa que se contacta con los proveedores para llevar a cabo una misión
logística.
El
objetivo del departamento de compras es asegurar la calidad y suministrar los alimentos en fechas necesarias, teniendo
en cuenta el precio aceptable con las garantías posibles.
VENTAJAS
Ø MEJOR APROVECHAMIENTO DE DINERO
Con la
concentración de fondos destinados a funciones de compras, se coloca al
establecimiento en una buena posición para negociar teniendo en cuenta cantidades,
perdió de consumo, ganancias en descuento. Promociones de descontado, descuento
financiero por pronto pago.
Ø MEJOR CONTROL
Para la
administración de cualquier establecimiento es fácil la situación en un cuadro
generadle compras, incluyendo los métodos y procedimientos de compras, teniendo
en cuenta el comparativo con meses anteriores.
Ø MEJOR APROVECHAMIENTO DEL PERSONAL
La
centralización de las compras lidera a todo el personal del establecimiento a
concentrarse en sus labores específicas. As el departamento de compras adquiere
conocimiento más a fondo de sus operaciones, haciéndolos eficaces en la
consecución de condiciones más favorables de aprovisionamiento.
Ø RELACIONES CON EL PROVEEDOR
Un
proveedor digno de confianza es digno de gran ventaja para el establecimiento,
obtener su lealtad es gran ventaja, agilizando el prosediento de compras con
calidad.
EL TRANSPORTE Y LA ENTREGA
Como ya
hemos visto, una buena selección del proveedor o proveedores es necesaria para
obtener la mejor calidad al mejor precio y con el mejor servicio.
Para
ello, hay saber evaluar la calidad de los productos alimenticios comprados, lo
que significa que la persona responsable de las compras debe conocer el origen
de los productos y visitar, a ser posibles, las instalaciones donde se
manipulan, los medios de fabricación y los
almacenes. Así mismo, para que la evaluación sea efectiva se han de controlar
las condiciones de transporte y entrega de las mercancías, y cuyos requisitos explicaremos a continuación.
CONDICIONES
DE TRANSPORTE
En el
transporte de los alimentos hasta el establecimiento los productos, a veces
sufren alteraciones por diversas causas. Las más importantes de ellas:
v El mal estado de limpieza del medio de transporte.
v La falta de limpieza corporal de las personas que transporta la
mercancía.
v Los materiales o recipientes sucios que contienen los productos.
v Los productos colocados directamente en el suelo, expuesto a al
suciedad.
v Los productos amontonados.
v Las temperaturas no respetadas.
v Las puertas abiertas demasiado a menudo, los malos ajustes o un
funcionamiento poco satisfactorio.
v Los productos mal embalados.
v La adquisición de productos congelados al principio de la compra
expuestos durante un tiempo más o menos largo a temperatura ambiente, por lo
que se empiezan a descongelar.
v Los productos perecederos que esperan en un vehiculo estacionado al sol
o a temperatura ambiente. La duración de los transportes de estos eructos debe
vigilarse mucho: reducir las paradas inútiles y escoger el recorrido más breve posible.
Registro de autorización de transponerte de alimentos.
En
ocasiones, el transporte lo efectúa el mismo restaurador o una persona
encargada para este fin. Esto suele ocurrir cuando el peso neto total es
normalmente inferior a 200 kg .
En estos casos se puede utilizar varios tipos de vehículos, pero siempre con la
condición de mantener las temperaturas exigidas y el estado higiénico de los
productos para conservar la calidad de los mismos.
Los tipos
tipo furgoneta minimamente acondicionados sirven para el transporte de los
productos alimenticios. Actualmente algunos están aislados térmicamente y en
cualquier caso es necesario lo siguiente:
Ø Que el material de su interior sea lavable, especialmente si el vehiculo
se utiliza para otros transportes.
Ø Que haya una separación entre los productos de pesca y carnes, con
contenedores, cajas o recipientes herméticos y, por tanto, provistos de una
tapa. Estas precauciones evitan la transmisión de olores y el cruce de
contaminaciones.
Ø Que se mantengan las temperaturas exigidas para los productos mas
frágiles con las ayudas de cajas isotérmicas
(que no dejan pasar el frió ni el calor), manteniendo así la temperatura
constante.
Si se
emplean los vehículos personales, el portaequipaje debe estar correctamente
dispuesto y todas las condiciones precedentes deben respetarse. No olvidemos
que los clientes que pasan por el establecimiento cuando se descarga pueden
hacerse una idea bastante precisa de las condiciones de higiene que reúne el
local.
Tanto si
los productos se adquieren directamente como si son entregados en el establecimiento
hay que fijarse bien en la indicación de la fecha de caducidad, que debe ser
precisa y clara.
De todas
formas, hay una serie de productos alimenticios en los que no es obligado
indica la fecha de caducidad. Son las siguientes:
Ø Frutos y legumbres frescas y patatas que no hayan sido peladas.
Ø Bebidas con más de un 10% de alcohol.
Ø Productos de panadería y de pastelería que, por su naturaleza, se
consume en el plazo de 24 horas después de su fabricación.
Ø Vinagres.
Ø Sal de cocina.
Ø Azúcares en estado sólido.
Ø Quesos fermentados destinados a madurar total ó parcialmente en su
embalaje.
Ø Ostras, moluscos y otros mariscos
vivos destinados a ser consumidos crudos.
Las
conservas, productos congelados,
helados, cremas heladas y sorbetes deben llevar, además de la fecha de
caducidad, la inscripción del lote de fabricación.
ESPECIFICACION DE COMPRA ESTANDAR
Para
cumplir cabalmente con el control de compras el encargado de la sección debe
disponer de la siguiente información:
Ø Control de proveedores por artículos
Ø Especificación estándar de cada articulo
Se
referencia a la elaboración de un manual de compras de alimentos y bebidas
donde se describen las especificaciones de cada articulo, su uso, su
presentación, su dosificación, temporada, medida, peso, volumen, acompañado de
su calidad.
Generalmente
se aplica en los grupos con que se
trabaja:
Ø Alimentos
Ø Bebidas
Ø Cigarrillos
Ø Víveres
Ø Enlatados, etc.
Esta
labor se lleva acabo en un comité de mejoramiento: con ayuda del chef de
cocina, maître, barman, mesero, jefe de compras, gerencia de alimentos y
bebidas.
Generalmente,
se solicita productos de temporada, frescos
y en base a la receta estándar, es muy usual utilizar la lista de
mercado colocando las características.
PRINCIPIOS GENERALES DE COMPRA
Ø Conocimiento relacionado con la necesidad de la empresa
Ø Conocimiento de la especificación estándar
Ø Conocimiento de los proveedores
Ø Conseguir convenios sobre pagos
Ø Coordinación correcta entre los diferentes pasos de la compra, su
recibo.
Ø Disponer de toda la información básica.
Ø Buenas relaciones con los proveedores.
Ø Manejar éticamente los procesos.
Ø Ser leal al proveedor “hotel”.
RESPONSABILIDAD DE LA PERSONA ENCARGADA DE COMPRA
Es
recibir solicitudes de compras para luego poner a funcionar toda la
logística con objetivo de conseguir los
productos de buena calidad, cantidad con un precio competitivo del mercado
donde se desarrolle su actividad.
Deben
tener todas las alternativas para suplir emergencias en caso de no contar con
transporte ó sencillamente un pedido de emergencia conocer donde conseguirlo en
el tiempo exacto con efectividad y eficacia.
Ø Deberá recibir las solicitudes de
compra/ lista de mercado
Ø Deberá elaborar las cotizaciones.
Ø Deberá elaborar las órdenes de compra.
Ø Escogerá los proveedores.
Ø Negociará con los proveedores.
Ø Entrevistará a los proveedores.
Ø Analizará las ofertas y comparará precios competitivos.
Ø Conseguirá toda clase de licencias e importaciones.
Ø Llevará el seguimiento a las órdenes de compra.
Ø Dispondrá de sistema de transporte cuando amerite.
Ø Asegurarse de la necesidad de los productos solicitados.
Ø Tener toda la información necesaria sobre catálogos revistas, etc.
CONTROL DE
RECIBO DE MERCANCIAS
RECIBO DE MERCANCIAS
Es
el punto clave en el funcionamiento de los establecimientos de alimentos y
bebidas. Cuando este funciona debidamente en los controles y balances se
demuestra lo que se realiza y no se realiza en el departamento de compra,
teniendo en cuenta la seguridad de los
dineros que se reciben ya sea en la caja registradora u otras dependencias de
recibo de dinero.
FUNCIONES
DEL DEPARTAMENTO
1Certificar
la calidad y cantidad y condiciones de los productos
2
Colaborar con el departamento de compras en la evaluación de los trabajos
realizados por los proveedores
3
Elaborar como punto de control y revisión del agente de compras
4
Trabajar como punto de control contable para suministrar facturas certificadas,
las que se deberán comparar y asimilar los estados de cuenta facturados
5
Mantener los productos en buenas condiciones disminuyendo el tiempo de retraso
6
Informar sobre las compras y escasez de los productos por devoluciones o
entrega incompleta
PRINCIPIOS
GENERALES DE RECIBO DE MERCANCIAS
Para
las empresas hoy en día son fundamentales los stocks la cuestión que se les
plantea es la del volumen de los mismos. Por diversas razones técnicas como
financieras u otras se justifica el mantenimiento de un stock en el cual se
crea un sistema de control con el fin de proporcionar a la dirección, una
política racional que le permita encontrar un balance entre las diferentes
variables:
Volúmenes
en ventas, tamaño de los pedidos, al nivel del servicio y la capacidad de
almacenaje, se debe estudiar un consumo promedio en un tiempo determinado.
Existen sistemas de control intermedios que incorporan aspectos de los
sistemas:
1
Sistema de lote fijo: este sistema se utiliza a medida que el stock ha
utilizado a lo largo del periodo, el
nivel desciende hasta el punto que se debe hacer la reposición, se
trabaja con un par de stock llamándose lote de pedido, para alcanzar el nivel
de existencia determinada por una política expuesta por la empresa, de acuerdo
a la producción determinada en un periodo. Es muy importante tener en cuenta el
tiempo en que el proveedor se demora en conseguir El pedido
llamándole lazo de suministro.2Sistema de intervalo fijo: En este
sistema el nivel de stock se revisa por periodo: ya sea semanalmente o
mensualmente denominándose periodos de revisión debiendo conocer el monto de la
venta
PROCEDIMIENTO
DE RECIBO EN EL ALMACEN
Se
elabora un formato de recibo de mercancía en el cual se entrega diariamente las
compras donde se realiza la siguiente información se relaciona
-Fecha, proveedor, orden de compra u orden de factura,
cantidad, articulo, valor
El
objeto principal es el recibo de la mercancía tanto el alimento como de
bebidas, lo importante es asegurar lo que se encuentra ingresando al almacén
corresponda a la cantidad solicitada y al precio exacto y a la cotización
seleccionada. Para que haya un buen recibo de mercancía se debe tener en cuenta
que los proveedores estén informados
de
que las horas del recibo son establecidas con anterioridad, para evitar
congestión en las entradas de las mercancías facilitadas en el orden y
organización que se tiene en el almacén.
Dentro de la conducta en el procedimiento del recibo
se podría señalar que las balanzas se
encuentren ajustadas y que los artículos que se pesen, tengan un proceso neto
sin material de empaque. Se debe tener en cuenta que al momento del ingreso sea
individualmente teniendo cuidado de las frutas y productos delicados que se
podrían maltratar al momento de recibirlos.
Llevar
un record del peso de los distintos empaques para una revisión correcta del
peso neto.
Los
artículos que lleguen envueltos en cajas se deben revisar en forma intermitente
para asegurar que el contenido sea de la calidad descrita mencionada en la
unidad de compra.
PROCEDIMIENTO
El
recibidor debe tomar una copia de todos los documentos que asegúrenlos
despachos de la mercancía que llegan al hotel. En el caso de los alimentos
recibirá una copia de la lista diaria de mercado o de pedido de abarrotes.
En
el caso de las bebidas se suministrara una copia del pedido de bebidas o de la orden de compra. A la llegada de la
mercancía el recibidor deberá comparar la factura del proveedor que debe venir
con la mercancía, con su respectiva copia de la orden de compre de pedido de
lista de mercado, artículos, las cantidades y que los precios de estos sean
idénticos. Se deberá hacer una inspección física de la mercancía para asegurarse
de que los artículos facturados y recibidos
Son
los correspondientes. El empleado de recibo debe revisar todos los envíos con
las inspecciones físicas.
-Cada
artículo comprado individualmente deberá ser contado-Cada
producto comprado por peso debe ser pesado separadamente-Para los productos
comprados por cajas estas se deberán abrir para certificar si contienen las
mercancías
-Todos
los artículos deben ser inspeccionados
-Estos
deben cumplir con los estándares
-El
peso y conteo debe estar comparado con la factura que acompaña la mercancía
-Si
el peso y el conteo no es correcto, la mercancía debe devolverse con el memo crédito dirigido al
proveedor
La
inspección debe realizarse cuidadosamente una vez que el recibidor este
satisfecho en cuanto a las cantidades y calidad de la mercancía, dará entrada a
los varios artículos en los correspondientes registros
Del
recibo. Este puede usarse en los siguientes formularios de informe de recibo:
1
Informe diario de recibos
2
Informe de recibo de comestibles
3
Informe de recibo de bebidas
4
Comprobante de recibos generales o suministros
Una
vez registrada la mercancía en el formulario correspondiente, deben enviarse
los artículos bien a las bodegas o si es un despacho de pedido directo se envía
al departamento respectivo acompañado de dos copias del comprobante de recibo
que por lo general se envían a la bodega general. En una copia del comprobante
de recibo se indicara el
Acuse
de recibo de los artículos ya sea por el almacenista o por el respectivo jefe
de departamento.
Esta
copia se envía al supervisor de cuentas por pagar al terminar el día, si los
artículos hubieren llegado sin factura deberá adjuntársela original y una copia
de los informes de recibo deberá
remitirse al contralor de alimentos y bebidas. Una copia del volante de recibos
generales y el original del volante de recibos se deberá retenerse en
Los
archivos del departamento de recibos. Cuando se devuelven envases debe
realizarse un comprobante de mercancía saliente en original y dos copia. El
original va al proveedor, una copia va acompañada en el registro de la
mercancía recibida para luego enviarlas al contralor de alimentos y bebidas y
la otra copia deberá retenerla al almacenista. PROCEDIMIENTO DE RECIBO DE
BEBIDAS
Chequeo
total de mercancías para verificar el número de cajas, la marca correcta, el
tamaño de las botellas, vendimia del vino, que las cajas tengan el eso impreso
y que no contengan botellas rotas. Si dicho peso no se encuentra imprenta en la
caja, el empleado de recibo debe preparar una lista de pesos enviando una copia
al almacenista.
Las
cajas deben marcarse con la fecha y el número de código al recibirlas al ser
aceptadas se debe almacenar de inmediato. Cuando hay una botella rota se
acompaña el pico de esta con la tapa y se realizan crédito para su reposición.
HOJA DE
RECIBO DE BEBIDAS
Esta
es elaborada por el empleado de recibo con duplicado anotando las facturas y
adjuntando órdenes de pedido y compras. El original y la copia se entregan al
contralor de alimentos y bebidas quien verifica precios sellos en facturas.
Para luego enviarse al departamento contable.
Ocurre
lo mismo con los alimentos, ninguna factura será pagada si no lleva el Vo.Bo.
del contralor de alimentos y bebidas, cuando hay una importación se preparara una hoja de recibo
especial para anotar esta mercancía.
AREA DE RECEPCION
Es
el proceso directo en el que se permite la entrada de los artículos que lleguen
al almacén. Son muy importantes los pagos posteriores que el recibo efectúa a
través de un solo conducto. Se debe realizar por
Intermedio
del ya que algunos artículos que se van a consumir de inmediato y que son de
fácil manejo por consiguiente estos deben llegar directamente a las aéreas de
producción pero los informes oficiales de recibo los debe entregar el almacén.
Al recibir los artículos el primer aspecto que se debe distinguir es que cuadre
con el pedido elaborado en cuanto a cantidad se refiere y observar si el pedido
se ha cumplido en forma total o solo se han hecho entregas parciales.
El
segundo aspecto es verificar la calidad de los artículos recibidos, en este
especificara que en la elaboración de los pedidos se haya tenido la precaución
de definir las tolerancias de calidad y su manera de verificarlas y este se
realiza de acuerdo con la naturaleza desarticulo.
Otro
aspecto es el cuidado del recibo de los materiales, es comunicar enseguida a
los interesados de la llegada de aquellos productos solicitados y que se
encuentren esperando con su suma urgencia.
MOTIVO POR
LOS CUALES SE RECHAZA MERCANCIA
-Si
los artículos se encuentran dañados-Cuando la cantidad entregada es mayor a la
ordenada-Cuando existe diferencia de precio entre los precios de la factura y
los del pedido.
1Conocimiento
de las características de los productos
2Conocimiento
de la calidad de los productos
3Conocimiento
de las escalas de peso de los diferentes productos
4Conocimientos
de los factores de recortes de los productos
5Conocimientos
sobre las condiciones que son aceptables en los diferentes productos
6Conocimientos
sobre los materiales de empaque apropiadas
ERRORES EN
LOS RECIBOS DE LA MERCANCIA
-
Mercancía empacada con humedad excesiva
-
Productos pre-empacados
-
Colocación de mercancías de menor cantidad en el fondo de los empaques
-
No se envía el producto con el grado específico
-
Envíos incompletos con la cuenta completa-
Suministrar
productos de menor peso
-
Se cobra por carnes sin hueso
-
Utilizar empaques grandes o demasiado relleno para aumentar el peso- El
proveedor intenta lograr que el encargado de los recibos pese todo los
artículos de una vez para sacar un solo total
-
Entregar la mercancía sin que haya pasado por el departamento de recibo
DEBERES Y
RESPONSABILIDADES DEL RECIBIDOR
Es
miembro del personal de Auditoria y por lo tanto está bajo la inspección
directa del auditor o del asistente. Su función es observar que toda la
mercancía que ingrese al hotel haya sido debidamente pedida y que se encuentre
en condiciones aceptable, antes de pasarla a las bodegas o departamentos del
hotel.
DESCRIPCION
DEL CARGO
Las
obligaciones básicas del recibidor son las siguientes:
1
La mercancía que llegue al hotel debe estar registrada por un documento
apropiado como por órdenes de compra o pedidos lista de mercado
2
Debe revisar toda la mercancía, examinando la calidad y cantidad
3
La mercancía debe enviarse bien a las bodegas o en el caso de un periodo
directo al departamento de donde se
solicito
4
La mercancía saliente, debe estar documentada y a la vez se debe comprobar que
las cantidades sean las correctas
INVENTARIO
PERPETUO DE BEBIDAS
Después
de la verificación de los embarques, las cantidades de mercancías se encuentran
en tarjetas de inventario perpetuo o kardex. (HOJA DE CÁLCULO)
Mantenida
en las bodegas, almacenes o en la oficina del contralor de alimentos y bebidas.
LLEVAR
REGISTROS
Es
indispensable mantener una información actualizada y evidente. Para que esta información sea efectiva es
costumbre llevar un registro técnico de movimientos de existencias y realizar
conteos reales, para hacer ajustes del asunto.
Dichos
inventarios deben realizarse durante los 12 meses y dependiendo del tamaño del
almacén y la información que debe proporcionar el almacén debe tener fines
como:
Consumos
periódicos: Generalmente mensuales para fines contables. Estese realiza
valorizando los vales de pedidos al almacén durante el periodo
Movimiento
de existencias: Se realiza por medio de una hoja kardex para cada artículo, consiste en sumar los
movimientos que ha tenido cada artículo, en la tarjeta kardex es usual llevar
los pedidos pendientes para facilitar los trámites.
El
listado que se realiza identifica el artículo, sus existencias y cantidades
pedidas con esta información las personas encargadas del control de inventarios
pueden iniciar la gestión de un nuevo pedido apurar los que se encuentren
pendientes. Cuando las existencias reales más los pedidos pendientes no son
inferiores al punto de pedido, no se
Hace
ningún reporte. Exceptuando cuando las existencias llegan al mínimo artículo.
El
uso del computador en este proceso es muy importante porque este implica la
economía, ya que cuando llega el artículo, se elabora Un
listado y se calcula los consumos promedios de los últimos meses, lo
cual agiliza el análisis
Las
alternativas que manejan para las diferentes cantidades a pedir están
supeditadas por los gastos administrativos del lote, por ejemplo si compramos
una vez al mes los costos serán fijos en
lo referente a mano de obra, transporte, seguro, que si estos se dividen en
cuatro pedidos al mes.
Como
también hay que conocer las cantidades a despachar por el proveedor en cajas de
x cantidades.
Se
debe recordar que el lote económico de pedido es aquel para el cual el costo de
mantenimiento y de emisión de pedido es mínimo.
STOCK DE SEGURIDAD
En
la práctica, la demanda varia y los suministros se retrasan resultan inaceptables. Existe la incertidumbre
resultando un porcentaje de amortiguador frente a la incertidumbre de acuerdo a
la temporada y al consumo de la misma, este es muy usado por los mayoristas.
La
pregunta que surge espontáneamente es si el mayorista no conoce con certeza el
consumo esperado ¿Cómo puede conocer el consumo esperado máximo?
Más
tarde o más temprano se encontrara con un consumo máximo superior al que
preveía y se quedara sin stock.
Sufriendo
lo que denomina una ruptura de stock,
por supuesto cuanto mayor sea el stock de seguridad que mantenga, menor será la
probabilidad de que sufra una ruptura de stock, aquí se estudiara el costo de
almacenamiento y deberá equilibrar los costos.
NIVEL DE
REPOSICION
Se
debe tener en cuenta que no es fácil determinar si nos vamos cero cantidades
para pedir o trabajar con el colchón de seguridad por lo tanto tendremos en
cuenta la cantidad de stock que necesita durante el plazo de suministro es
igual a plazo de suministro x consumo más stock de seguridad.
En
todo caso debe hacerse periódicamente los cálculos para ir comprobando si los
valores por el sistema que se está aplicando resultan apropiado.
SISTEMA DE INTERVALO FIJO
Este
sistema el nivel de stocks se revisa periódicamente siendo semanal o mensual
denominándose periodos de revisión debiendo conocer el monto de venta. GONZALO CRUZ MONTAÑA – Administrador Hotelero cel. 3017599077 Barranquilla Colombia-
gonzalocruz117@gmail.com
ALMACENAMIENTO
Su
objetivo principal es controlar, inspeccionar, conservar y despachar todo
elemento depositado en el almacén.
Para
realizar el control necesitamos los siguientes datos:
1.
Tarjeta de Kardex: es un sistema de inventario
permanente, implantado como un procedimiento para controlar el movimiento de
las mercancías. Esta tarjeta permite controlar las cantidades de costo de las
entradas y salidas de un artículo y dar la existencia de este sin hacer un
inventario físico.
La tarjeta consta de las siguientes partes:
- Encabezamiento: razón social, nombre de la cuenta principal, nombre de
31 artículos con la referencia y el código.
- Fecha, mes, día y año en que se efectúa la transacción por registrar.
- Detalle: descripción del movimiento, compra, venta o devolución en
compra y venta.
- Comprobante diario de contabilidad.
- Entradas: se registran compras y devoluciones de compra de mercancías,
registrando el costo y el total de artículos comprados con los datos de las
facturas de compras liquidadas al costo, al final de el periodo esta columna
informa el valor total de las
mercancías almacenadas durante el
periodo:
Inventario inicial + compras- devoluciones de
compras.
- Salidas
- Saldos
- Costo unitario
- Localización
- Proveedor
2.
Bin- Card: registra el movimiento de entrada
y salida, en la columna de balance, y se utiliza para el control e inventario
de granos, enlatados, envasados, lácteos, vinos, licores y cigarrillos.
- Nombre del artículo
- Grupo al cual pertenece
- Presentación del producto
- Número que se le adjudica al producto
- Cantidad consumida del producto entre pedidos
- Cantidad de que se cumple el producto mientras se acaba el ciclo del
programa.
- En que se hace el movimiento ya sea para entrada o salida.
- Registro de las entradas.
- Resultado del inventario.
3.
Meat –Tag (tarjeta de carnes): a través de
este se ejerce un control de inventario para las carnes y salsamentaría,
pescados y mariscos, aves y carnes. La elaboración de este concierne a recibo,
ya que la mercancía debe entrar al almacén. Esta relaciona el contenido de
dichos paquetes especificando el número de unidades y el costo unitario; que
corresponda al comprobante de recibo de mercancía.
- Grupo de inventario
- Clase de carne de acuerdo al grupo: res, ternera, cerdo.
- Nombre del corte.
- Peso total
- Numero de porciones
- Costo por libra
- Nombre del proveedor.
ESPECIFICACIONES DEL ALMACEN EN GENERAL
El almacenista debe ser competente a la
conservación de las mercancías, siendo parte de ellos la organización de los
diferentes puestos que integran el almacén de un hotel o club: los alimentos
requieren de un lugar según su
temperatura y ambiente.
Los alimentos por su cuidado se subdividen
así:
1.
Carnes y pescados
2.
Comestibles
3.
Productos de granja
4.
Frutas y verduras
a.
Cuartos fríos para carnes: su
temperatura esta más cerca posible de 0 grados a -10 grados.
b.
Cuartos fríos para pescado: su
temperatura deberá ser de de 0 grados a -20 grados. Estos no pueden estar
juntos a la carne debido al olor que el despide.
c.
Deposito de comestibles: su temperatura debe ser
seca ya que se guardan aquí productos enlatados, condimentos y harinas.
d.
Cuartos fríos de productos lácteos: la
temperatura debe ser de 4 grados y humedad requerida para la leche, crema y
queso.
e.
Cuarto para frutas y verduras: su
temperatura debe ser de 4 a 7 grados. Este varía de acuerdo al tipo de fruta o
vegetales.
f.
Bebidas: el estante de los licores debe
tener buena ventilación, las botellas de vino deben estar en forma vertical que
el líquido tenga contacto con el corcho y no sufra resequedad.
CLASIFICACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA DILIGENCIAR EL ALMACENAMIENTO
De acuerdo a la clase de alimento
se aplicará un proceso de gestión de almacenaje diferente que altera la
utilización del sistema de información.
La clasificación se debe identificar así:
Carne y salsamentaría
Pescados y mariscos
Aves y caza
Lácteos, huevos, pan frutas y verduras
Enlatados y envasados
Granos
Se puede
decir que la mayor parte de alimentos pueden ser almacenados satisfactoriamente
durante un año bajo condiciones adecuadas sin tener en cuenta la perdida de
valores.
La temperatura de refrigeración de cuartos fríos
deben estar controlados por termómetros y es necesario que cada uno tenga su
propia tablilla.
RECOMENDACIONES ESPECIALES PARA EL ALMACENAMIENTO
- Temperatura adecuada. La alta temperatura produce mohos y bacterias
durante periodos prolongados.
- Los enlatados a temperaturas excesivas acelera la descomposición de
alimentos y produce perforaciones en las latas.
- La humedad elevada produce bacterias y mohos.
- La limpieza es un buen factor que elimina polvo y otras impurezas.
- La duración de la carne dependerá de:- Calidad original
-
Manejo del matadero hasta el procesador
-
Si es fresca congelada, salada, ahumada o cocida
-
Si viene empacada y envuelta o no
-
Tamaño y forma de los cortes
Análisis de rendimiento
* ¿Qué es rendimiento?
Informe de mercado
* Proveedores
• Control de inventarios
* Requisición
* Inventario físico
* Reconciliación de costos
• Control de ingredientes
* Solicitado vs vendido
* Razones de variación
Control de preparación
* Receta Standard o ficha técnica
• Técnicas de control de
bebidas
Dispositivo de registro de órdenes
Red de
suministro
Unidades despachadoras
Dispositivos rastreadores
Equipo de apoyo
Estructura de costos
• Costo: La determinación de los gastos
correspondientes a una unidad
De producción o venta.
• Análisis de costos
Costos Fijos
Costos Variables
• Concepto general del costo total
Costo del alimento
Costo de la mano de obra
? Gastos generales (Otros
costos)
|
Anteriormente los restaurantes se encontraban gravados con una
tarifa del impuesto sobre las ventas IMPUESTO AL CONSUMO del 8%, el servicio de restaurantes en
Colombia esta gravado con el nuevo
impuesto nacional al consumo, excepto aquellos
establecimientos de comercio, locales o negocios en donde se desarrollen
actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro
sistema que implique la explotación de intangibles, los cuales continuarán
gravados con la tarifa general de IVA es decir, por un 16 %.
¿Qué
se entiende cómo restaurantes?
Según el nuevo artículo 512-8 del estatuto tributario, se
entiende como restaurantes aquellos establecimientos cuyo objeto es el servicio
de suministro de comidas y bebidas destinadas al consumo como desayuno,
almuerzo o cena, y el de platos fríos y calientes para refrigerio rápido, sin
tener en cuenta la hora en que se preste el servicio, independientemente de la
denominación que se le dé al establecimiento. También se considera que presta
el servicio de restaurante el establecimiento que en forma exclusiva se dedica
al expendio de aquellas comidas propias de cafeterías, heladerías, fruterías,
pastelerías y panaderías y los establecimientos, que adicionalmente a otras
actividades comerciales presten el servicio de expendio de comidas.
¿Cuál
es la base gravable del impuesto al consumo en estos establecimientos?
En el servicio de restaurantes la base gravable está conformada
por el precio total de consumo, incluidas las bebidas acompañantes de todo tipo
y demás valores adicionales. En ningún caso la propina, por ser voluntaria,
hará parte de la base del impuesto nacional al consumo.
Es importante mencionar que los alimentos excluidos del impuesto
sobre las ventas que se vendan sin transformaciones o preparaciones adicionales
no harán parte de la base gravable de este impuesto.
Adicionalmente, los restaurantes y bares que en el año anterior
hubieren obtenido ingresos brutos provenientes de la actividad que
desarrollan inferiores a 4.000 UVT, pertenecerán al régimen simplificado del
impuesto nacional al consumo.
Estructura de costos
• Margen Bruto o Margen
contributivo
• Análisis de materia
prima consumida
? Plan de cuentas
? Cifra de ventas
? Stock inicial
? Compra de mercaderías
? Total A
Stock final
Remuneración en especie
Total B
Total A – B
·
% de COSTOS de
mercadería consumida =COSTOSA-B) x
100 / ventas
·
Disponible
Almacén = Inventario
Inical+Compras-Requisicion.
·
Disponible en área de producción= Inventario
inicial+ Requisición-Inventario final.
·
Costo de fabricación =Costo de materia prima + costo de mano de obra .
Análisis
de rentabilidad
• Objetivo
primordial: aumentar la rentabilidad económica
Subir
ventas
Bajar
Costos
• Tres acciones para
obtener mayor rentabilidad
AUMENTAR
VENTAS
Acción
1: subir las ventas vendiendo mas
Acción
2: Subir las ventas vendiendo mas caro
BAJAR
COSTOS:Acción 3: Reducir los costos con un plan de acciones
Análisis
de rentabilidad
• Análisis Acción 1
• Análisis Acción 2
• Análisis acción 3
• Conclusiones
• La reducción de
costos pasa por:
? Mejor planificación
del tiempo
? Mejores métodos y
formulas de trabajo
? Correcta política de
inversiones
? Personal cualificado
y polivalente
Análisis
de rentabilidad
• Origen de las
variaciones o fluctuaciones:
? Mala política de
compras
? Mala política de
ventas (Relación precio de costo y venta)
? Descontrol en fichas
técnicas
? Mala política de
reciclaje y aprovechamiento de los productos
? Mala política de
comunicación entre centros
? Mala gestión del
personal
Punto
de equilibrio
• Su utilización nos
ayudará en los siguientes casos:
• Elaboración del
presupuesto del año siguiente
• Acciones comerciales
• Inversión sobre
maquinaria
• Modernización del
establecimiento
• Establecer un nuevo
sistema de trabajo.
Indicadores
para la gestión
• Tomar decisiones sin
números es un acto, o bien de irresponsabilidad o bien una exhibición de un
adivino.
Tomar decisiones con números es un acto solo
capaz de realizarlo un atrevido.
Tomar decisiones con la
evolución que marcan los ratios,es propio de directivos humildes, reflexivos,
flexibles y autocráticos.
En definitiva, RESPONSABLES.
• Ratio: resultado de
la división entre dos cantidades de magnitudes
representativas entre ellas
Indicadores para la gestión
• La hoja de gestión
• Composición:
? Cifra de Ventas
? Cantidad de cubiertos
? Cheque promedio
? Diferentes puntos de venta
? Diferentes servicios
? Desglose
• Utilidad: ? Comparación de resultados obtenidos con
presupuestados /? Base y soporte para presupuestos futuros
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